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ECM als Digitalisierungs-Einstieg

Dokumentenbasierte Prozesse als Chance

Viele Geschäftsabläufe eines mittelständischen Unternehmens laufen teilweise mehr und teilweise weniger digitalisiert ab. Häufig sind die Prozesse dokumentenbasiert und laufen durch manuelle Tätigkeiten ab. In der Buchhaltung wird häufig noch mit einem Papierarchiv in Aktenordnern oder auch ausgedruckten Rechnungen gearbeitet. Eine Digitalisierung der internen Prozesse und Organisationsstrukturen mit entsprechender Software sowie einer einhergehenden Automation, kann die Effizienz in diesem Unternehmensbereich enorm steigern.

Digitales Dokumenten-Management steigert Digitalisierungsgrad

Wussten Sie das? 45 % aller ausgedruckten Dokumente in Büros landen bis zum Ende eines Arbeitstages im Papierkorb. Daraus errechnet sich ein Jahresverbrauch von über einer Trillion Blatt Papier weltweit (Quelle: IDC). In den papierbasierten Prozessen wie in der Buchhaltung oder im Innendienst steck enormes Einsparpotential in mehrere Richtungen: Ohne elektronisches Enterprise Content Management verbringen Mitarbeiter pro Dokument durchschnittlich 18 Minuten mit der Suche. Wenn es hingegen einen zentralen, digitalen Dokumentenpool gibt, sparen die Mitarbeiter erheblich Zeit ein, die sie wiederum gewinnbringend in andere Tätigkeiten investieren können. Durch digitales Dokumenten-Management eröffnet sich eine große Chance, den Digitalisierungsgrad des Unternehmens wesentlich nach vorne zu bringen.

Erste Schritte: Von analog zu digital

Starten Sie mit einer internen Analyse und betrachten Sie vor allem die Unternehmensbereiche, in denen viel mit Papier gearbeitet wird. Machen Sie eine Bestandsaufnahme und dokumentieren Sie einzelne Schritte, um dann abzuwägen, wie der Transfer der Prozesse von analog zu digital gelingt. Betrachten Sie bei der Ist-Analyse folgende Fragestellungen:

  1. Wie werden Dokumente erfasst und organisiert?
  2. Wie werden Zugriffsbeschränkungen und Transparenz gewährleistet?
  3. Lassen sich Dokumente zur besseren Zusammenarbeit gemeinsam nutzen?
  4. Was ist zum Aufbau einer einheitlichen Dokumentenmanagement-Infrastruktur erforderlich?

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