Die Leistungserfassung in STEPS

Bei Dienstleistern ist eine einfache und effiziente Leistungserfassung in Projekten das A und O. Gute Planung vereinfacht sie erheblich und macht die Abrechnung der erbrachten Leistungen anschließend zum Kinderspiel. Mit der Leistungserfassung in unserer ERP + CRM Lösung STEPS behalten Anwender unabhängig von der Größe des Projekts stets den vollen Überblick.

Im Blogartikel „Multiprojektplanung: Wo ist das Problem?“ haben wir bereits aufgezeigt, wie Sie Ihre Projektressourcen effizient planen können. Dadurch ist gewährleistet, dass Sie jederzeit den Überblick über alle geleisteten und noch offenen Leistungen behalten. Sämtliche Aufgaben werden in STEPS daher immer mit einem Start- und einem Endtermin sowie einer geplanten Dauer versehen.

Leistungserfassung im Detail
Mit der Leistungserfassung wollen wir es jedem User so einfach wie möglich machen, die richtige Aufgabe für die Rückmeldung zu finden. In der Vorauswahl ist standardmäßig bereits „Aufgabe / Service Disposition“ ausgewählt. Hier kommen demnach disponierte Aufgaben, bei denen Ursprung und Abrechnung schon feststehen. Im Feld „Auswahl Beschreibung“ können Sie eine Einschränkung definieren. Durch das Setzen eines Häkchens bei „nur eigene“ lässt sich festlegen, ob nur eigene – also dem Mitarbeiter zugeordnete – Aufgaben oder auch die der anderen Mitarbeiter bzw. dem Mitarbeiterpool zugeordnete Aufgaben erfasst werden sollen.

Durch eine Vorgabe in der „Auswahl Beschreibung“ lassen sich die Ergebnisse einschränken, wie Sie in der folgenden Abbildung sehen:

Hier wählen Sie die Aufgabe aus, auf die Ihre Leistungen erfasst werden sollen. Sobald eine Aufgabe ausgewählt ist, zeigt die Leistungserfassung deren aktuellen Status an – inklusive Planzeiten und bereits geleisteten Arbeiten.

Im gewählten Beispiel sind mit den aktuell geleisteten Stunden bereits 11 von insgesamt 13 geplanten Stunden erbracht. Einer der Tasks – „Raid(s) konfigurieren“ – ist noch offen und mit 6 Stunden veranschlagt. Dadurch würde die Plandauer um 4 Stunden überschritten. Die Schätzung der Restarbeiten wird hier vom Mitarbeiter jedoch mit nur noch 4 Stunden veranschlagt. Das bedeutet, für die Aufgabe kommen wir nun auf 15 Stunden, eine Überschreitung der Plandauer um 2 Stunden.

Durch die Rückmeldung wechselt die Status-Ampel in diesem Projekt nun von grün auf gelb und der Projektleiter bekommt einen Hinweis über die Schieflage in der konkreten Aufgabe. Die Rückmeldung ist damit abgeschlossen. Wie Sie in der Maske sehen können, ist auch die Erfassung von Fahrzeiten sowie von Fahrkosten und Spesen möglich, ohne die Leistungserfassung zu verlassen.

Im unteren Bereich sind einige Übersichten für den Mitarbeiter enthalten, etwa zum Tagwerk, die Wochen- und Monatsübersicht sowie eine Übersicht der erfassten Spesen. So kann sich jeder Mitarbeiter gut selbst kontrollieren und prüfen, ob alle erbrachten Leistungen erfasst und korrekt aufgeschlüsselt sind.

Rückmeldung im Portal
Anwender, die unterwegs sind, können für die Erfassung ihrer Leistungen auch das STEPS Mitarbeiterportal nutzen. Es ist sehr einfach in der Bedienung und an jede Bildschirmgröße anpassbar – ob Smartphone, Tablet oder Laptop. Über das Mitarbeiterportal können Nutzer bequem vom Kundentermin, aus dem Auto oder zu Hause ihre Tätigkeiten zurückmelden. Darüber hinaus können sie auch weitere Funktionen nutzen – wie zum Beispiel Urlaub oder andere Abwesenheiten beantragen.

Projekte effizient planen, detailliert erfassen und immer den Überblick behalten: Von der Leistungserfassung in STEPS profitieren sowohl Unternehmen als auch deren Mitarbeiter – und das Tag für Tag.