„Ein System, das sich an unsere Bedürfnisse anpasst“

„Das kriegen wir auch so hin“. Das war jahrelang das Motto der ISE AG Informatik Solutions Einsiedeln. Seit über 30 Jahren bietet das Unternehmen IT-Lösungen und -Dienstleistungen für Schulen und Unternehmen. Ob Standardlösung oder Spezialprogrammierung, Hardware-Erneuerung oder Netzwerk-Erweiterung: Sie bekamen es hin – ohne professionelles ERP-System. Warum sich die ISE AG dann trotzdem für die Einführung der ERP + CRM Lösung STEPS für die IT-Branche entschieden hat.

Das Unternehmen aus Einsiedeln in der Zentralschweiz ist mit 22 Mitarbeitern in den Bereichen Systemtechnik/Systemintegration sowie Applikationsentwicklung tätig. Ein Schwerpunkt sind Cloud-Dienstleistungen, etwa die Integration von Microsoft 365 in Schulen. Rund 60 Prozent der Kunden sind Schulen aus der Deutschschweiz und aus Liechtenstein. Dieser hohe Anteil resultiert aus den Ursprüngen der Firma, die 1988 als Informatikschule startete.

Irgendwann ging es nicht mehr ohne ERP

Für die Geschäftsprozesse begnügte sich das Unternehmen – mittlerweile als IT-Dienstleister – sehr lange Zeit mit eigenentwickelter Software. Viele Abläufe wurden papierbasiert abgewickelt und dokumentiert, Angebote auch mal mithilfe von Word und Excel erstellt. 2015 folgte die Einführung von Microsoft Dynamics CRM. „Das haben wir irgendwie hingebogen und für Aufgaben genutzt, für die es nie gedacht war“, so Dario Züger, einer der beiden Co-Geschäftsführer der ISE AG. „Aber irgendwann waren wir es leid, unsere Prozesse an die Software anzupassen. Wir wollten ein System, das sich an unsere Bedürfnisse anpasst.“ Und nicht mehr von einem einzigen Mitarbeiter abhängig sein, der zuvor allein den Überblick über das große Ganze hatte und dessen Ruhestand immer näher rückte. Ein ERP musste her, so viel war klar.

Relativ schnell fiel die Entscheidung für STEPS, die ERP + CRM Lösung von Step Ahead. Artikelverwaltung, Offertstellung, Fakturierung – viele Abläufe ließen sich so vereinfachen und standardisieren. Innerhalb von nur zwei Monaten erfolgte Ende 2021 die Einführung inklusive der Schulung von Key Usern. „Unsere Deadline war 1. Januar 2022“, erklärt Züger, „auch wenn es herausfordernd war.“ Manches hätte er sich leichter vorgestellt, etwa die Datenbereinigung von Artikeln, Kunden und Kontakten vor der Migration. Nicht mehr benötigte Daten wie Tätigkeitserfassungen, Angebote, Aufträge und Rechnungen sind hingegen im alten System verblieben und wurden nicht umgezogen.

Keine aufwendigen Anpassungen notwendig

Unkompliziert verlief die Konfiguration von STEPS, da für den IT-Dienstleister keine aufwendigen Anpassungen nötig waren. Auch die Eingewöhnung der Anwender ging zügig. Die meisten User bei der ISE AG benötigen in erster Linie die Tätigkeitsschnellerfassung, für sie genügte eine kurze Anleitung durch die Key User. Dario Züger fühlte sich nach drei Tagen mit den wichtigsten Funktionen des neuen Systems vertraut. Alles weitere kam dann relativ schnell mit der täglichen Arbeit.  

Seit Jahresbeginn 2022 arbeitet ISE mit STEPS. Im ersten Quartal wurden 120 Angebote, 54 Aufträge, 600 Rechnungen und die Tätigkeitserfassung der 22 Mitarbeiter komplett darüber abgewickelt. Die erste Zielsetzung war für den IT-Dienstleister damit erreicht. Als nächster Schritt ist die Integration eines User Help Desk (UHD) geplant, dies hatte man aufgrund des engen Zeitplans zunächst zurückgestellt. „Die Zusammenarbeit mit Step Ahead klappt bestens“, bilanziert Dario Züger. „Wir wurden in der Einführungsphase durch regelmäßige Meetings, Schulungen und Unterstützung bei der Konfiguration eng begleitet. Und bis heute gilt: Wenn wir nicht weiterkommen, stehen unsere Ansprechpartner uns immer mit Rat und Tat zur Seite.“

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