Ausgangslage & Herausforderung
Im wettbewerbsintensiven Markt des Technischen Handels entscheiden Schnelligkeit in der Lieferung und hervorragender Service über Erfolg oder Misserfolg. Die 4.000 weltweiten Kunden von Fröhlich & Dörken schätzen vor allem das 80.000 Artikel umfassende breite Produktportfolio vom Hammer bis hin zum 1,6 Tonnen Wälzlager sowie die kompetente Beratung bzgl. kostengünstigeren oder weniger wartungsintensiven Artikeln. Eine 24h-Notruf-Nummer für Kunden, die Ersatzteile für eine Maschine auch schon mal über Nacht benötigen, ist dabei nur ein Aspekt der hohen Flexibilität und Kundenorientierung. Mit zunehmender Digitalisierung des Geschäftslebens stellte Fröhlich & Dörken 2005 fest, dass sich das Kommunikationsverhalten der Einkäufer beschleunigte und die Erwartung an kurze Reaktionszeiten stieg. Herausforderung war, auf die monatlich bis zu 9.000 Anfragen und Bestellungen schnell kompetent Auskunft zu verfügbaren und geeigneten Artikeln zu geben und dabei konkurrenzfähig anbieten zu können. Das war mit dem vorher eingesetzten ERP-System „DIALOG“ nur noch bedingt möglich. Ziel der IT war es, redundante Datenhaltung in Insellösungen zu vermeiden, das papierlose Büro stärker voranzutreiben sowie effizienteres Arbeiten in alle Unternehmensbereichen zu ermöglichen.
Lösung
Seit Januar 2007 setzt Fröhlich & Dörken die Branchenlösung für den Technischen Handel von Step Ahead mit 34 Usern ein. STEPS deckt die Anforderungen des Technischen Handels an eine ERP-Komplettlösung ab:
- CRM & Kundenmanagement ∙ Dokumentenmanagement
- Lagerlogistik für Artikelverwaltung, Zuschläge, frei definierbare Artikelmerkmale
- Einkauf mit Just-In-Time Bedarfsermittlung & Lieferanten-Anfragen
- RMA-Prozess und Mahnwesen
- Angebots- & Auftragswesen
- Rahmen-/Abrufauftrag & -bestellung
- Verkäufe über WebShop durch Handelspartner
- Außendienst-Anbindung über Outlook mit Berichtsverwaltung
- Werkstattauftrag für interne Fertigung
- Versand-Integration, -kostenberechnung, Lieferung nach Vorkasse
- Servicesteuerung & -planung
- Tätigkeitserfassung
- Leistungsfaktura für Tätigkeiten, Material und Spesen
- Finanzbuchhaltung
- Geschäftsführer-Auswertungen für Steuerung & Controlling
Ergebnis
Die Einführung der Branchenlösung für den Technischen Handel ermöglicht Fröhlich & Dörken, den Anforderungen der Kunden an kurze Reaktionszeiten und schnelle Lieferauskunft gerecht zu werden sowie das papierlose Büro umzusetzen. Insbesondere die Lagerlogistik zusammen mit den regelmäßigen Bestandsüberprüfungen im Rahmen der Permanenten Inventur hat zu größerer Bestandssicherheit und damit zu schneller kompetenter Aussagefähigkeit zu Lieferfähigkeit und Lieferterminen geführt. Jeder Unternehmensbereich hat einen individuellen, an den Aufgaben orientierten Informationsbedarf. Durch die flexible Rechtevergabe der ERP-Lösung STEPS konnten die Oberflächen, Felder und Infomasken leicht an die jeweilige Rolle der Mitarbeiter angepasst werden.
Der Versandarbeitsplatz ist z.B. nur auf das Scannen der Versandbelege und das Schließen des Pakets optimiert, so dass insgesamt die Prozesse verschlankt und beschleunigt wurden. Das Rechnungswesen sowie Office-Anwendungen sind direkt in die ERP-Lösung integriert, so dass keine redundante Datenhaltung mehr nötig ist. Serienbriefe und Kundenanschreiben sind direkt aus dem System möglich, welches automatisch Anschrift, Kontakt und weitere benötigte Daten in die Dokumente einfügt. Des Weiteren konnte die Transparenz bzgl. wichtiger Dokumente zu den Geschäftsvorgängen gesteigert werden. Konkret bedeutet die zentrale Dokumentenablage ein rasches Finden der benötigten Dokumente, z.B. technische Zeichnungen zu Artikeln, Vertragsabsprachen mit Lieferanten, Anfragen von Kunden oder Anlagen zu Angeboten. Durch das effizientere Arbeiten konnten Aufgaben z.T. neu und sinnvoller verteilt werden.
So hat z.B. die Buchhaltung das Buchen von Einkaufsrechnungen komplett für alle Bereiche übernommen, so dass z.B. der Vertrieb sich wieder stärker auf Verkaufsanschreiben und Angebotsverfolgung fokussieren kann. Die neue Datenbanktechnik führte zu einer schnelleren und fehlerfreien Datenbanksicherung: statt 20 Minuten mit dem alten System dauert die Sicherung nur noch 1 Minute und sorgt für Sicherheit im Falle eines Datenverlusts.
Ausblick
Ausblick Fröhlich & Dörken hat sich das Ziel gesetzt, den Erfolg im Vertrieb und den Umsatz pro Kopf noch weiter zu steigern. Dafür soll kontinuierlich effizienteres Arbeiten gefördert sowie eine höhere Umsetzung von Angeboten in Aufträge erreicht werden. Voraussetzung dafür ist, dass aufwändige administrative Arbeiten weiter gesenkt werden, damit die Mitarbeiter ihre Zeiten gezielter für ihre Ziele nutzen können.
