Ausgangslage
Die Systemlandschaft der IT-On.NET bestand aus einer Vielzahl von Insellösungen, beide Standorte waren nicht transparent und nur schwer steuerbar. Es war sehr aufwändig und komplex den Überblick der Einzellösungen und Prozesse zu behalten. Durch den Ausbau des Geschäftsbereichs Managed Services entstanden außerdem Anforderungen an eine erhöhte Automation und Vernetzung der bestehenden Systeme.
Zielsetzung
Die Lösung sollte einen vollständigen Überblick über alle Kunden und Dienstleistungen ermöglichen, um das geplante Firmenwachstum zu erreichen. So war es essentiell, dass beide Standorte identische Prozesse einführen. Der Kundenservice sollte an einer Stelle zusammenlaufen und alle Mitarbeiter der IT-On.NET ihre Tätigkeiten in einer Lösung erfassen, um die Abrechnung der Projektaufträge, erbrachten Dienstleistungen und Serviceverträge lückenlos zu gewährleisten. Sämtliche Prozess- und Kundendaten sollten abgebildet und ausgewertet werden.
Besonderheiten
Mit einer Einführungszeit von fünf Monaten war die größte Herausforderung, die Dynamiken in den Abteilungen und alle Mitarbeiter in dieser Zeit mitzunehmen sowie gleichermaßen zu begeistern. Der Zeitdruck, die Einhaltung des Zeitplans und die gleichzeitige Einführung an zwei Standorten gelang durch die Begleitung von einem internen Projektverantwortlichen und einem Step Ahead-Projektleiter.
Ergebnis
Seit 2014 ist die Branchenlösung STEPS für die IT-Branche der Step Ahead bei der IT-On.NET im Einsatz. Die Einführung hat mit intensiven Schulungen von der Entscheidung bis zur Inbetriebnahme fünf Monate gedauert. Derzeit arbeiten 60 Anwender in den folgenden Bereichen mit STEPS:
- Dienstleistungskalkulation und- management
- Vertriebssteuerung undVerkaufschancenmanagement
- Kontakt- undKampagnenmanagement
- Angebotsverwaltung undAuftragsbearbeitung
- Tätigkeitserfassung undAufgaben-Management
- Vertragskontingentverwaltung
- Ressourcenplanung
- Artikelverwaltung
- Beschaffungslösung mit cop agent Integration
- Finanzbuchhaltung mit SBS Rewe neo®
Ergebnis
- Auszeichnung Systemhaus des Jahres 2017, Platz 1 für den Bereich Managed Service von Computerwoche und Channelpartner
- Ganzheitliche Abbildung aller innerbetrieblichen Strukturen und Prozesse
- Zeitliche Einsparungen durch eine komplette Datenkonsolidierung
- Erleichterung der täglichen Arbeit bei Angebots- und Auftragsverwaltung sowie Artikelpflege und Bestellprozess durch die cop agent Integration
- Abbildung von verschiedenen Service Levels
- Lückenlose Erfassung der Leistungen, kaufmännische Bewertung und Fakturierung
- Erhöhte Automation von Prozessschritten
- Vollständiger Überblick über Auftragsbestand, Ressourcenkapazität und Forecast
- Schnellerer, flexiblerer Service und kurze Reaktionszeiten
- Produktive, zufriedene Mitarbeiter und begeisterte Kunden
- Erhöhte Transparenz und nahtlose Übergabe, wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist
Ausblick
Aktuell arbeitet die IT-On.NET mit der Step Ahead an dem Projekt Dienstleistungskalkulation im Bereich Managed Services. Ziel ist es, die Projektleistungen zu standardisieren, besser zu kalkulieren und zu beschreiben. Außerdem steht das Systemhaus in den Startlöchern zur Einführung vom Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare, das in die Step Ahead-Lösung tief integriert ist, um eine vollständige Digitalisierung der papierbasierten Prozesse zu erreichen.
