Der Leistungskatalog in STEPS

Dienstleistungsangebote zu erstellen kann umständlich und nervig sein: immer wieder die gleichen Schritte, bei jedem einzelnen Angebot aufs Neue. Unser ERP + CRM System STEPS bietet mit dem Leistungskatalog eine intelligente Lösung für Routineangebote wie diese. Wir erklären Schritt für Schritt, wie’s geht.

In den meisten ERP-Systemen läuft die Erstellung eines Dienstleistungsangebot folgendermaßen: Als erstens müssen Sie aus den Skizzen des Technikers, der die Aufwandsschätzung übernommen hat, einen Text erstellen. Dieser soll einerseits wiedergeben, was genau gemacht werden muss und welchen Aufwand jede einzelne Aufgabe bedeutet. So kann man bei Bedarf noch entscheiden, worauf Sie gegebenenfalls verzichten können, um die Aufwände zu reduzieren. Andererseits muss der Text so formuliert sein, dass er für den Kunden verständlich und nachvollziehbar ist.

Bei jedem neuen Angebot müssen Sie erneut so vorgehen und wieder von vorne anfangen. Oder Sie suchen alternativ in früheren Angeboten, ob Sie einzelne oder mehrere Elemente daraus für ihr aktuelles Dienstleistungsangebot übernehmen können. Das ist aber eine undankbare Tätigkeit und birgt außerdem immer die Gefahr, etwas zu vergessen, das Ihnen bei der Umsetzung auf die Füße fällt und dann mühsam nachverhandelt werden muss.

Leistungskataloge in Angeboten

Mit dem Leistungskatalog bietet STEPS eine Möglichkeit, Routineangebote ganz einfach und ohne großen Aufwand zu erstellen und Kalkulationen zu vereinfachen. Der Leistungskatalog kann wie eine Checkliste Schritt für Schritt abgearbeitet werden und gewährleistet somit eine sichere Angebotserstellung. Auch die spätere Umsetzung wird dadurch deutlich leichter gestaltet.  

Ein Leistungskatalog besteht aus verschiedenen Arbeitspaketen (Serviceaufträgen) mit unterschiedlichen Aufgaben (Servicedispositionen) und darunterliegenden Unteraufgaben (Tasks). In diesen Objekten wird definiert, was genau zu tun ist, wer die Aufgabe umsetzen soll, wieviel Aufwand dahintersteckt und welche Fähigkeiten die betreffende Person mitbringen soll. Darüber hinaus lassen sich auch Abhängigkeiten dieser Aufgaben untereinander definieren, sodass etwa durch das Verschieben von Aufgaben auch später anstehende Aufgaben um den entsprechenden Zeitraum verschoben werden.

Wie das konkret aussieht, veranschaulichen wir für Sie am Beispiel eines Leistungskatalogs für eine Virtualisierung mit einem Arbeitspaket und mehreren Aufgaben sowie Checklisten:

In den Details einer Aufgabe können Sie dann einstellen, welche Mitarbeiter und welche Skills Sie für die Umsetzung benötigen:

Die Abhängigkeiten innerhalb des Katalogs können im Gantt-Diagramm festlegt und angezeigt werden:

Mithilfe des Leistungskatalogs jetzt ein Angebot zu erstellen ist dann sehr einfach. Zunächst wählen Sie den Leistungskatalog für die entsprechende Dienstleistungsposition aus. Kopieren Sie anschließend einzelne Aufgaben oder ganze Pakete und kalkulieren Sie die Dienstleistung für das konkrete Angebot. Einzelne Unteraufgaben können Sie dabei explizit ausschließen und damit dem Kunden übertragen. Selbstverständlich können Sie auch weitere Besonderheiten und Aufgaben hinzufügen, die nicht im Leistungskatalog enthalten sind.

Übernehmen Sie die Stunden-Kalkulation ganz einfach in Ihr Angebot und dieses wird dann mit dem (kundenspezifischen) Stundensatz multipliziert. Nun müssen Sie das Angebot nur noch versenden.

Dazu kommt dann der Leistungskatalog zum Angebot mit den dazugehörenden Richtzeiten für die Aufgaben.

Nimmt der Kunde dieses Angebot an, können Sie die Aufgaben dann ganz einfach planen, da die benötigten Ressourcen und Fähigkeiten ja bereits definiert sind.

Mit dem Leistungskatalog bieten Sie Dienstleistungsprojekte in STEPS schnell, einfach und unkompliziert an. Routineangebote werden so zur Routineaufgabe.