Fest steht: Wer sich frühzeitig vorbereitet, spart später Zeit, vermeidet unnötigen Druck und schafft die Grundlage für effizientere Prozesse. Doch was genau ist eigentlich eine E-Rechnung? Wen betrifft die gesetzliche E-Rechnungspflicht? Und wie unterstützt ein ERP-System wie STEPS Unternehmen bei der Einführung?
Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen kompakten Überblick.
In Kürze
- Die E-Rechnung wird schrittweise Pflicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung grundsätzlich für alle inländischen B2B-Unternehmen.
- Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF: Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen eine automatische Verarbeitung.
- Jetzt handeln statt später: Die Einführung der E-Rechnung umfasst mehr als ein Software-Update. Wer frühzeitig startet, kann Prozesse in Ruhe einrichten, testen und ohne Zeitdruck umsetzen.
Warum wurde die E-Rechnung eingeführt?
Mit der E-Rechnungspflicht verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, Rechnungsprozesse digitaler, effizienter und standardisierter zu gestalten.
Da E-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, können ERP- und Buchhaltungssysteme die enthaltenen Daten automatisch verarbeiten. Das reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt Abläufe in der Buchhaltung. Gleichzeitig bildet die E-Rechnung die Grundlage für durchgängig digitale Geschäftsprozesse.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als eine digital versendete Rechnung. Sie liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor und entspricht der europäischen Norm EN 16931. Dadurch können ERP- und Buchhaltungssysteme die enthaltenen Informationen automatisch einlesen und weiterverarbeiten.
In Deutschland haben sich vor allem zwei Formate etabliert:
- XRechnung (XML-basiert)
- ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei)
Nur Rechnungen in diesen strukturierten Formaten gelten im gesetzlichen Sinne als E-Rechnungen.
E-Rechnung oder PDF: Wo liegt der Unterschied?
Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, erfüllt aber nicht automatisch die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Sie dient in erster Linie der visuellen Darstellung und muss häufig manuell verarbeitet werden.
Eine E-Rechnung hingegen enthält strukturierte Daten, die ERP- und Buchhaltungssysteme automatisch einlesen und weiterverarbeiten können.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die gesetzlichen Vorgaben betreffen den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Verpflichtung zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt und gilt ab dem 1. Januar 2028 grundsätzlich für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sowie bestimmte Sonderfälle wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Fahrausweise.
Zur E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was gilt bei internationalen Geschäftsbeziehungen?
Die deutsche E-Rechnungspflicht bezieht sich auf inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen in Deutschland. Unternehmen, die auch mit Kunden oder Lieferanten im EU- oder Nicht-EU-Ausland arbeiten, müssen daher je nach Geschäftspartner unterschiedliche Anforderungen berücksichtigen.
Für Auslandsgeschäfte gelten grundsätzlich nicht automatisch die deutschen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht, sondern gegebenenfalls die Regelungen des jeweiligen Landes. Umso wichtiger ist es, Rechnungsprozesse flexibel aufzusetzen und verschiedene Formate je Geschäftspartner abbilden zu können.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch in der Schweiz?
In der Schweiz gibt es derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich. Unternehmen sind grundsätzlich nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen untereinander in einem bestimmten strukturierten Format auszustellen oder zu empfangen.
Anders sieht es bei Rechnungen an die Schweizer Bundesverwaltung aus: Für bestimmte Aufträge im B2G-Bereich ist die E-Rechnung bereits verpflichtend.
Dennoch gewinnt das Thema auch in der Schweiz an Bedeutung: Für Schweizer Unternehmen ist es daher sinnvoll, sich frühzeitig mit E-Rechnungsformaten und digitalen Rechnungsprozessen auseinanderzusetzen.
Der Zeitplan im Überblick
| Zeitraum | Was gilt? |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| 2025 bis Ende 2026 | Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen in vielen Fällen weiterhin verwendet werden. |
| Ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| Ab 1. Januar 2028 | Die Pflicht zur Ausstellung gilt grundsätzlich für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich. |
Unser Tipp: Auch wenn für viele Unternehmen noch Übergangsfristen gelten, lohnt es sich, nicht bis Ende 2026 zu warten. Die Einführung einer E-Rechnung umfasst mehr als ein Software-Update, Prozesse sollten getestet und individuell eingerichtet werden.
So unterstützt STEPS Unternehmen bei der E-Rechnung
Die gute Nachricht: Wenn Sie STEPS einsetzen, sind die technischen Voraussetzungen bereits geschaffen. STEPS unterstützt die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung und bietet gleichzeitig zahlreiche Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern.
Dazu gehören unter anderem:
- Erstellung und Versand von E-Rechnungen
- Unterstützung der Formate XRechnung und ZUGFeRD
- Viewer für eingehende E-Rechnungen
- Prüfung eingehender Rechnungen im Zusammenspiel mit Wareneingängen
- Ablage der Rechnungen in der Dokumentenablage
- Integration in bestehende Workflows
- Übergabe an angebundene Rechnungswesen
Ein besonderer Vorteil mit STEPS
Für jeden Kunden lässt sich individuell hinterlegen, welches Rechnungsformat verwendet werden soll. Rechnungen können anschließend automatisch im passenden Format erstellt und versendet werden.
Darüber hinaus unterstützt STEPS die Automatisierung bestehender Prozesse. So lassen sich beispielsweise aus Lieferscheinen automatisch E-Rechnungen erstellen und gesammelt automatisch oder teilautomatisch versenden.
So läuft die Einführung der E-Rechnung in STEPS ab
Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit den Experten von Step Ahead und wird auf die jeweiligen Unternehmensprozesse abgestimmt. Der Hintergrund: Stammdaten, Einheiten und unternehmensspezifische Besonderheiten müssen korrekt in die jeweiligen E-Rechnungsformate übersetzt werden.
Aus Anwendersicht ist der zeitliche Aufwand überschaubar. Wichtig ist jedoch, dass im Unternehmen ein fachlicher Ansprechpartner die Einführung gemeinsam mit Step Ahead begleitet.
Kann ich in STEPS weiterhin mit Geschäftspartnern arbeiten, die noch keine E-Rechnung nutzen?
Ja. Während der gesetzlichen Übergangsfristen können viele Unternehmen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden:
- Bis Ende 2026 für alle Unternehmen
- Bis Ende 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro
Darüber hinaus gibt es auch künftig Geschäftspartner, für die Ausnahmen gelten oder die nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen.
STEPS unterstützt unterschiedliche Rechnungsformate und ermöglicht es, je Geschäftspartner das passende Format zu hinterlegen. So bleiben Sie flexibel und können auf die Anforderungen Ihrer Kunden und Lieferanten reagieren.
Jetzt den nächsten Schritt gehen
Die E-Rechnung wird in den kommenden Jahren zum Standard und zur Pflicht im B2B-Geschäft. Wer sich frühzeitig mit den gesetzlichen Anforderungen und den eigenen Prozessen beschäftigt, schafft die Grundlage für eine reibungslose Umstellung und nutzt gleichzeitig die Chancen einer stärker digitalisierten Rechnungsverarbeitung.
Sie sind noch kein STEPS-Kunde?
Dann sprechen Sie mit uns. Wir zeigen Ihnen gerne STEPS, das passgenaue ERP für den B2B-Handel, IT-Unternehmen und Industrieservices, sowie unsere Funktionalitäten zur E-Rechnung vor.
Sie nutzen STEPS bereits?
Dann empfehlen wir Ihnen, frühzeitig Ihren persönlichen Ansprechpartner zu kontaktieren. Gemeinsam planen wir die Einrichtung, begleiten die Konfiguration und sorgen dafür, dass Sie bestens auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen vorbereitet sind.
FAQ
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das von ERP- und Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden kann. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ermöglicht eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung. Zu den gängigen Formaten zählen XRechnung und ZUGFeRD.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt und gilt ab dem 1. Januar 2028 grundsätzlich für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Einführung erfolgt schrittweise:
- Seit 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen in vielen Fällen weiterhin verwendet werden.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich.
Unterstützt STEPS die E-Rechnung?
Ja. STEPS unterstützt die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung und ermöglicht unter anderem die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Zusätzlich bietet das ERP Funktionen wie einen Viewer für Eingangsrechnungen, die Integration in bestehende Workflows sowie die Übergabe an angebundene Rechnungswesen.
Welche E-Rechnungsformate unterstützt STEPS?
STEPS unterstützt die in Deutschland etablierten Formate XRechnung und ZUGFeRD. Je Geschäftspartner kann individuell hinterlegt werden, welches Format verwendet werden soll.
Wie aufwendig ist die Einführung der E-Rechnung in STEPS?
Für die Nutzung der E-Rechnung sind ein aktueller Versionsstand sowie eine individuelle Konfiguration erforderlich. Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit den Experten von Step Ahead und wird an die Prozesse Ihres Unternehmens angepasst. Aus Anwendersicht ist der zeitliche Aufwand überschaubar.
Kann STEPS eingehende E-Rechnungen verarbeiten?
Ja. STEPS bietet einen Viewer für eingehende E-Rechnungen und unterstützt deren Prüfung im Zusammenspiel mit Wareneingängen. Außerdem können die Rechnungen in der Dokumentenablage abgelegt und in bestehende Prozesse integriert werden.
Warum sollte ich mich schon jetzt mit der E-Rechnung beschäftigen?
Auch wenn für viele Unternehmen noch Übergangsfristen gelten, ist die Einführung der E-Rechnung mehr als ein Software-Update. Prozesse müssen eingerichtet, getestet und an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Wer frühzeitig startet, vermeidet Zeitdruck und kann die Umstellung Schritt für Schritt umsetzen.
