DMS-Checkliste von Step Ahead
5 Gründe für eine DMS-Integration in ein ERP-System
Es gibt gute Gründe ein Dokumenten-Management-System mit dem ERP-Systemzu koppeln. Der Experte Step Ahead AG hat sich dieser Thematik gestellt und eine DMS-Checkliste erstellt. Sie zeigt 5 Gründe für eine DMS-Integration in ein ERP-System auf.
Punkt 1: Kontrolle über geschäftsrelevante Daten
Unternehmen, die ihre Datenmengen transparent und nachvollziehbar verwalten, sind wettbewerbsfähiger. Wer es schafft, über alle geschäftsrelevanten Daten die Kontrolle und den Überblick zu behalten, macht Unternehmensprozesse leistungsfähiger und steigert die organisatorische Flexibilität. Mit Dokumenten-Management-Systemen lassen sich E-Mails, Belege, Rechnungen und viele andere Dokumente und Daten digital erfassen, verschlagworten und archivieren. Ist ein DMS in die ERP-Lösung integriert, greifen Anwender von der ERP-Oberfläche darauf zu. So werden Mitarbeiter produktiver, Lieferzeiten kürzer und der Kundenservice schneller und kompetenter.
Punkt 2: Einsparpotenzial
Die Investition in ein ERP-System mit DMS-Integration rechnet sich schon nach kurzer Zeit. Ein kleineres Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitern kann dadurch innerhalb eines Jahres bis zu 24.000 Euro sparen. Mitarbeiter finden schneller und einfacher benötigte Dokumente, mit deren Suche sie sonst im Schnitt fast zehn Prozent ihrer Arbeitszeit beschäftigt sind. Das steigert die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.
Punkt 3: Gesetzeskonforme Archivierung
Laut GoBD und den Anforderungen des Handelsgesetzbuchs ist die revisionssichere Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten in Deutschland seit dem 1. Januar 2017 Pflicht. Mit einer DMS-ERP-Integration erfüllen Unternehmen die hohen Anforderungen an den rechtskonformen Umgang mit Dokumenten. Damit eine hundertprozentige Archivierung der Dokumente klappt, müssen alle Belege (rückwirkend und) revisionssicher automatisch archiviert und verschlagwortet sein. Sinnvoll ist eine DMS-ERP-Integration, mit der sich Archivierungsaufgaben individuell konfigurieren lassen und durch die auch E-Mails inkl. Anhängen berücksichtigt werden.
Punkt 4: Mobiler Zugriff auf alle relevanten Daten
Über Web-Clients oder eine App greifen Unternehmensmitarbeiter von unterwegs auf alle relevanten Daten und Dokumente im zentralen Dokumenten-Pool zu. Sie geben beispielsweise Rechnungen zur Zahlung frei, bestellen oder tragen Reklamationen ein. Dank Echtzeit-Aktualisierung der Daten gibt es keine veralteten Datensätze und keine Dopplungen oder Inkonsistenzen. Plant die Zentrale für Kundendienst-, oder Vertriebsmitarbeiter (neue) Touren oder aktualisiert im ERP Auftragsdaten, stehen sie dem Mitarbeiter direkt zur Verfügung.
Punkt 5: Skalierbarkeit der Lösung
DMS-ERP-Integrationen sollten skalierbar sein und auch wachsende Artikelstämme bewältigen. Wird ein DMS erstmalig in ein ERP integriert, ist die Übernahme der Artikelstammdaten inkl. der dazugehörigen Bilder oder technischen Dokumentationen oft eine Herausforderung. Leistungsfähige Index-Funktionen stellen bei einer Übernahme sicher, dass jedes Dokument richtig eingeordnet und kategorisiert wird
