6 Tipps für die erfolgreiche Software-Einführung
Darauf sollten Sie bei der Implementierung achten
Sie wollen sich von Excel-Listen und Word-Dokumente verabschieden? Oder Ihre bisherige Software ist in die Jahre gekommen und entspricht nicht mehr Ihren Anforderungen? Wer die Einführung einer neuen ERP- oder CRM-Lösung plant, fürchtet sich oft vor der Implementierung. Als Horrorszenario gilt ein mehrtägiger Stillstand des gesamten Unternehmens. Das muss nicht sein. Mit einer effizienten, mitarbeiterorientierten Einführungsmethodik bereiten Sie Ihre IT und die User zielgerichtet auf den Einsatz der neuen Lösung vor.
Viele Unternehmen fürchten (nicht ganz zu Unrecht), dass während der Einführungsphase einer neuen Software die Produktivität leiden könnte. Dass Prozesse stillstehen, Aufträge nicht bearbeitet und Daten nicht aktualisiert werden können. Mit einer gut durchdachten und strukturierten Implementierung verhindern Sie solche Szenarien. Oberstes Ziel einer effizienten Projekteinführung muss sein, Time, Budget und Scope einzuhalten und so den Projekterfolg zu garantieren. Denn ein neues ERP oder CRM sollte die Prozesse im Unternehmen vom ersten Tag und ohne Anlaufschwierigkeiten verbessern und dabei wertvolle Zeit sparen.
6 Tipps, worauf Sie bei der Einführung einer Business Software achten sollten:
1. Planen Sie die Einführung sorgfältig
Komplexe Software mit komplexen Einführungsprozessen – das schreckt Unternehmen wie User gleichermaßen ab. Handbücher mit zig Seiten und Schulungen über viele Wochen sind der Alptraum für die Mitarbeiter und machen keinen Spaß. Begegnen Sie dem mit einer strukturierten Einführungsmethodik, die den kompletten Prozess von der Idee bis zum Projekt abdeckt. Am besten beginnt die Projektstrukturierung frühzeitig – bereits in der Vertriebsphase. Orientiert an Quality Gates und Meilensteinen lassen sich Projektfortschritte kontinuierlich kontrollieren.
2. Passen Sie die Einführung an Ihre Bedürfnisse an
Software ist nicht gleich Software und Unternehmen nicht gleich Unternehmen: Was woanders erfolgreich gelingt, kann für Ihr Unternehmen ungeeignet sein. Für die Implementierung ist eine feste Struktur und Form notwendig, die sowohl auf die Bedürfnisse der Software als auch auf die Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Überlegen Sie beispielsweise, ob die Einführung agil oder klassisch erfolgen soll. Oder als Kombination aus beidem. Definieren Sie in mehreren Prozessschritten zusammen mit Ihren Mitarbeitern ein Zielsystem und schulen Sie Key User. Wenn Sie die Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen, ist das die beste Grundlage für erfolgreiche Geschäftsprozesse.
3. Schaffen Sie Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Viele Einführungsprojekte scheitern, weil sie stiefmütterlich behandelt werden. Oft fühlen sich Mitarbeiter in der ersten Einführungsphase im Stich gelassen. Sie wissen nicht, warum die Software eingeführt wird, müssen sich selbst damit vertraut machen und dann sehen, wie sie mit ihr zurechtkommen. Nehmen Sie die Belegschaft von Anfang an mit und überzeugen Sie sie von der Neueinführung. Ratsam ist die Bildung eines Projektteams bestehend aus Projektleitern, Fachberatern, Consultants und Key Usern. Beziehen Sie die betroffenen Mitarbeiter mit ein, hören Sie ihnen zu und berücksichtigen Sie unterschiedliche Wissensstände. Der eine Mitarbeiter braucht mehr Zeit für Schulungen, der andere hat Fragen zu speziellen Funktionen. Nur wer auf diese individuellen Bedürfnisse eingeht, schafft Akzeptanz bei den Beschäftigten und erreicht, dass sie sich schnell einarbeiten und an das neue System gewöhnen.
4. Lassen Sie die User nicht allein
Die beste Software bringt nichts, wenn die Anwender sie nicht richtig nutzen. Tatsächlich sind ERP- und CRM-Systeme in den letzten Jahren stetig intuitiver und benutzerfreundlicher geworden. Dennoch sind Schulungen unerlässlich, um jeden Mitarbeiter mit dem neuen System, seinen Funktionen und den dadurch entstehenden Vorteilen für den Arbeitsalltag vertraut zu machen. Die dafür benötigten Schulungen sollten Bestandteil der Projekteinführung durch den Software-Anbieter sein.
5. Stellen Sie regelmäßigen Austausch sicher
Je größer Ihr Unternehmen, desto schwieriger ist es, alle betroffenen Mitarbeiter auf einmal zu erreichen. Dann ist es sinnvoll, zunächst Key User zu definieren und diese frühzeitig ins Projekt zu integrieren. Sie können ihre Erfahrungen einfließen lassen und die Software kennenlernen. Als Multiplikatoren geben sie ihre Erkenntnisse an die anderen Anwender weiter. Stellen Sie daher einen regelmäßigen Austausch mit den Key Usern sicher. Ein festgelegter Leistungskatalog sollte zudem einen kontinuierlichen Austausch mit dem Software-Anbieter umfassen, um mögliche Problemstellungen zu besprechen und zu lösen. In regelmäßigen Meetings mit dem Management können Sie alle Themen rund um das Projekt gemeinsam abstimmen und so in kritischen Situationen schnell Entscheidungen treffen.
6. Begleiten Sie die User auch nach der Implementierung
Auch nach der Einführung sollten Sie die Bedürfnisse der Beschäftigten im Auge behalten und dafür sorgen, dass sie das System vollständig beherrschen. Dazu gehören Schulungen für neu eingestellte Mitarbeiter, Informationen über neue Funktionen und Updates sowie die Identifikation möglicher Schwachstellen in den Prozessen sowie deren gemeinsame Behebung.
Fazit
Die Einführung einer neuen Business Software geht nicht von heute auf morgen. Und ja, sie kostet Zeit und Ressourcen. All das sollte aber kein Hinderungsgrund für den Einsatz zeitgemäßer ERP + CRM Lösungen sein. Entscheidend ist, die Einführung von Anfang an mitzudenken, entsprechend zu planen und dabei die Mitarbeiter einzubeziehen.
Bei Step Ahead haben wir eine eigene Projektmethodik entwickelt, die Erfahrungen aus über 20 Jahren in der ERP + CRM Welt berücksichtigt, exakt auf die Bedürfnisse der User zugeschnitten und sich in jahrelanger Praxis bewährt hat: SMILE – Projekteinführung, die Ihnen ein Lächeln ins Gesicht zaubert. Damit begleiten wir Sie eng und bringen Ihre Projekteinführung zum Erfolg.
Gerne sprechen wir mit Ihnen über ein mögliches Projekt.
