Ausgangslage
Nach stetigem Wachstum stieß die office company Anfang der 2010er-Jahre mit ihren bisherigen IT-Systemen an Grenzen. Die Verwaltung der IT-Service-Verträge – bestehend aus Pauschalen, flexiblen Kontingenten und variierenden Abrechnungen – war ineffizient und fehleranfällig. Ohne zentrale Datenbasis mussten die Abteilungen oft Rücksprachen halten, was zu Verzögerungen und manuellen Prüfprozessen führte. Auch das Reporting litt unter den begrenzten Möglichkeiten der Insellösungen.
Der Versuch, diese Probleme mit einem anderen ERP-System zu lösen, scheiterte. Die Software war zu starr und konnte wichtige Anforderungen nicht abdecken. Nach weniger als einem Jahr entschloss man sich daher, das Thema ERP noch einmal neu anzugehen. „Wir brauchten vor allem ein System, das mit variablen Vertragsmodellen zurechtkommt“, erinnert sich DanLahiri Agboli, damals wie heute Geschäftsführer der office company.
Zielsetzung
Das ERP-System sollte die Grundlage schaffen, um Kundenanfragen schneller und präziser zu bearbeiten und interne Prozesse zu straffen. Zuvor verlangsamten die vielen Abstimmungen zwischen den Teams den Arbeitsfluss und begünstigten Informationslücken. Eine zentrale Plattform sollte diese Schwachstellen beseitigen und eine transparente Datenbasis schaffen, die alle Abteilungen verbindet. Zielsetzung war es, Berichte, die bisher stundenlange Arbeit erforderten, innerhalb weniger Minuten bereitstellen zu können – ein entscheidender Faktor, um datenbasierte Entscheidungen zu fördern.
Zudem suchte die office company ein System, das flexibel und anpassungsfähig genug ist, um die spezifischen Prozesse des Unternehmens abzubilden. Es sollte bedienungsfreundlich sein, die Beschäftigten im Arbeitsalltag spürbar entlasten und neuen Kollegen keine zu aufwändige Einarbeitungszeit abverlangen. Die Entscheidung fiel auf STEPS, die ERP-Lösung von Step Ahead, weil „das System standardisierte Funktionen mit der von uns benötigten Flexibilität kombiniert“, sagt DanLahiri Agboli.
Besonderheit
Die IT-Service-Verträge der office company sind alles andere als standardisiert: Pauschalen, wechselnde Kontingente und dynamische Abrechnungszyklen machen sie zu einer Herausforderung für jedes ERP-System. Andere Lösungen scheiterten daran, diese Komplexität sauber und flexibel abzubilden. Oft blieb dann nur umständliche händische Arbeit. Mit der Nutzung von STEPS änderte sich das. Die klare Struktur der Softwarelösung ermöglicht es, selbst anspruchsvolle, dynamische Vertragsmodelle reibungslos abzubilden. Einen weiteren Vorteil bietet die Systematik der STEPS Datenbank: „Im Vergleich zu anderen Systemen, die Daten auf unterschiedliche Arten ausgeben, liefert STEPS eine konsistentere Grundlage.“
Ergebnis
Die Einführung von STEPS hat viele Prozesse verändert. Innerhalb von nur drei Monaten war das System betriebsbereit. Heute bearbeitet die office company über 10.000 Tickets im Jahr und erzielt damit einen Jahresumsatz von rund 3,2 Millionen Euro. 70 Prozent davon entfallen auf Service-Verträge.
Die Datenbasis, die früher für Frust sorgte, ist nun eine Stärke. Berichte, die mit hohem Zeitaufwand erstellt werden mussten, sind jetzt mit wenigen Klicks verfügbar. „Wir können Entscheidungen schneller und fundierter treffen“, so DanLahiri Agboli. Auch im Vertragsmanagement hat sich die Arbeit spürbar vereinfacht: Abrechnungen, die früher mühsam angepasst werden mussten, laufen nun „stabil und sauber“, so der Geschäftsführer.
Ausblick
Trotz der vielen Vorteile sieht die office company bei ihrer ERP-Lösung noch einiges an Optimierungspotenzial, vor allem bei der Nutzerfreundlichkeit und den Kosten. Die Berliner IT-Unternehmensgruppe arbeitet eng mit Step Ahead zusammen, um diese Punkte zu adressieren. Es gibt Überlegungen, durch Cloud-Technologie und mySOLUTIONS die eigenen Prozesse weiter zu modernisieren und flexibilisieren. Der Zugang zu Kundendaten könnte dadurch noch flexibler und transparenter gestaltet werden. Intern liegt der Fokus darauf, die Reportings zu verbessern, das Onboarding zu vereinfachen und die Analysen zu beschleunigen. DanLahiri Agboli wünscht sich, dass seine Kunden künftig über ein funktionierendes Service-Portal direkt auf ihre Vertrags- und Ticketdaten zugreifen können. Das ist eine Funktion, die insbesondere bei größeren Unternehmen zunehmend gefragt ist.
