Ausgangslage
Als Marktführer erfreut sich der Schlauch- und Armaturenhändler über einen breiten Absatzmarkt. Die Kunden sind Geschäftskunden, deren Vertrauen lange aufgebaut wurde. Sie haben eine hohe Bindung an ihren Anbieter. Dies verpflichtet die Walter GONDROM GmbH & Co. KG zu gleichbleibendem Top-Service. Termingetreues Liefern, ein perfekt organisiertes Lager und die Einhaltung der individuellen Vertragsabsprachen sind unerlässlich. Der Einkauf ist ein wichtiger Unternehmensteil: Detaillierte und schlaue Planung führt zum Erfolg. Durch den hohen Metall-Anteil an den Schlauchverbindungen ist ein genaues Beobachten des Rohstoff-Marktes nötig. GONDROM nutzte bereits in der Vergangenheit ein Warenwirtschaftssystem zur Unterstützung der betrieblichen Abläufe. Aufgrund steigender Nachfrage und stetigem Umsatzzuwachs wurde nach einer besseren Unternehmenssoftware gesucht. Vollumfänglich und individuell sollte das ERP-System an alle Bedürfnisse des technischen Händlers anpassbar sein.
Herausforderung
Die Anforderungen an die gesuchte ERP-Lösung waren vielfältig. Aus dem alten System heraus mussten Rechnungen der letzten 15 Jahre übernommen werden. Ein Augenmerk setzte GONDROM bei der Evaluierung auf die Abwicklung der Retouren. Retouren sind für jeden Händler ein aufwändiges Geschäft mit vielen Einzelschritten. Das neue System musste die Bearbeitungszeit der Retouren von 2 Wochen auf wenige Tage verkürzen können. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen sollte an seinem Arbeitsplatz seine individuell benötigten Informationen erhalten – am besten direkt im Prozess als Infomaske.
Lösung
Bei der Auswahl des neuen Systems hat GONDROM ganz auf die Kompetenz seines langjährigen IT-Partners gebaut. Die jucom e.K., bereits seit 2001 Partner von Step Ahead, betreut das Unternehmen seit mehr als 15 Jahren. Das Vertrauen in den Geschäftsführer Wolfgang Seibel war und ist groß. Er hat dem Unternehmen das ERP-System von Step Ahead mit Handelsschwerpunkt empfohlen. STEPS ist gerade für den Handel eine umfassende Lösung über alle Unternehmensbereiche hinweg. Die zusätzlich individuelle Anpassbarkeit an alle speziellen Bedürfnisse hat GONDROM überzeugt. Seit März 2009 arbeiten 35 Anwender bei GONDROM mit STEPS:
- Kunden- & Kontaktverwaltung
- Kampagnenmanagement
- Individuelle Infomasken je Bearbeiter & Prozess
- Angebots- & Auftragswesen mit individuellen Preis- &Rabattlisten
- Rahmenaufträge mit individuellen Preisen (Wert & Menge)
- Lieferscheinfaktura / Sammelrechnung
- Umfangreiche Lagerlogistik mit mehrsprachigen Artikeln
- Einkauf mit Bestellwesen
- Lieferanten-Mahnungen
- Kommissionierung
- Integriertes Rechnungswesen
- CTI-Telefonie
Ergebnisse
Das Ziel, mit einer ERP-Lösung für den Handel deutlich weniger Zeit für die Abwicklung zu benötigen, ist nachhaltig gelungen. Die europaweiten Niederlassungen greifen auf das zentrale System zu und nutzen in ihrem Land die mehrsprachigen Belege. Bereits am ersten Arbeitstag nach dem Start des Echtbetriebs konnten schon mehrere hundert Aufträge erfasst werden. Die Mitarbeiter kamen sofort gut mit der Software zurecht. Dank der vielen, schon im Standard verfügbaren Auswertungen und den guten Anpassungsmöglichkeiten haben die Geschäftsführer und die Abteilungsleiter nun einen sehr tiefen Einblick in das aktuelle Geschehen, z.B.:
- Aktuelle Aufträge Umsätze des Vortages
- Überfällige Rechnungen
- Aktueller Lagerbestand
- Umschlagshäufigkeiten der Artikel
Im Sinne der hohen Liefertreue sorgen Eskalationsmechanismen dafür, dass bei einem bestimmten Lager-Mindest- bzw. Meldebestand Warnhinweise auf die Nachbestellung hinweisen. Das gibt GONDROM ein sicheres Gefühl bei den immerhin 18.000 kurzfristig bestellbaren Artikeln. Die computergesteuerte Telefonie, kurz CTI, eignet sich für Handelsunternehmen mit häufigem Kundenkontakt ideal. Die Verkäufer bei GONDROM sparen sich Zeit. Schon bei Anruf des Kunden sind im CTI-Fenster alle relevanten Daten ersichtlich: die letzten 10 Aufträge, Rechnungen und offenen Posten. Der Verkäufer kann ab der ersten Sekunde des Telefonats seinen Kunden kompetent betreuen. Die Zeitersparnis bei den Retouren war für GONDROM ein entscheidendes Auswahlkriterium für ein ERP-System. Mit STEPS spart GONDROM heute 50% Arbeitszeit bei der Retourenbearbeitung ein.
Ausblick
Die Walter GONDROM GmbH & Co. KG fühlt sich gut aufgestellt mit STEPS für den Handel. Das erwartete Wachstum für die nächsten 10 Jahre kann mit der durchgängigen Lösung problemlos umgesetzt werden. Die geplante, automatisierte Anbindung an den eigenen WebShop wäre ohne STEPS nicht so einfach möglich. Kunden können zukünftig über das Portal zu individuellen Preisen ihre Produkte bestellen – spezielle Rabatte werden automatisch eingearbeitet. Als weiteres Highlight für eine effiziente Lagerhaltung sind Barcodes zur Artikelerfassung geplant
