Ausgangslage
„Beim Fenster- und Türenservice geht es vor allem darum, schnell und flexibel zu sein und hohe Qualität zu liefern“, sagt Martin Jenny, Geschäftsführer der Fenster Doktor AG. „Wenn ein Kunde anruft und ein Problem mit einem Fenster oder einer Tür meldet, müssen wir in der Lage sein, sofort einen Termin zu vereinbaren, umgehend den passenden Servicetechniker zu disponieren und zügig die notwendigen Materialien bereitzustellen.“ Dafür benötigt das Unternehmen eine zuverlässige Datenbasis und ein effizientes Auftragsmanagement. Auch die Koordination spielt eine wichtige Rolle: Mit den Mitarbeitern, darunter viele Servicetechniker im Außendienst, müssen Aufträge, Materialien und Personalressourcen optimal aufeinander abgestimmt werden. Pro Jahr kommt das Unternehmen auf bis zu 7.500 Aufträge, die es abzuwickeln gilt. Ein leistungsfähiges ERP-System ist dafür unerlässlich.
Zielsetzung
„Tempo, Tempo, Tempo – das ist unser Hauptanliegen,“ sagt Martin Jenny. „Wir wollten daher manuelle Prozesse hinter uns lassen und unsere Arbeitsabläufe beschleunigen, um das Auftragsvolumen zu bewältigen.“ Ziel war eine reibungslose Auftragsabwicklung, die weitgehend automatisiert und papierlos arbeitet. Die Servicetechniker sollen Aufträge zurückmelden und innerhalb einer Stunde müssen sie beim Innendienst auf den Bildschirmen ersichtlich sein.
Verschiedene Geschäftsprozesse sollten nahtlos in die Software integriert werden – von der Auftragserfassung über die Disposition bis zur Fakturierung. Ein weiteres wichtiges Kriterium war die Skalierbarkeit des Systems, da das Schweizer Unternehmen weiterwächst und die Auftragslage immer mal wieder stark Schwankungen unterliegt. Dafür ist ein ERP erforderlich, dass diese Gegebenheiten unterstützt, ohne größere Probleme oder zusätzliche Kosten zu verursachen.
Besonderheit
Die Fenster Doktor AG hat sich bereits vor Jahren für STEPS entschieden und arbeitet seitdem mit einer etwas älteren Version. Trotzdem hat sich das System bis heute im täglichen Betrieb bewährt – sogar bei außergewöhnlichen Herausforderungen. Martin Jenny: „Vor einigen Jahren tobte ein heftiger Sturm über Zürich. Da kamen bei uns 120 Aufträge in einer Stunde rein. Wir konnten alle sofort in unserer ERP-Software erfassen, das System lief stabil und ist nicht zusammengebrochen. Nur so konnten wir die vielen Anfragen bewältigen.“ Die Skalierbarkeit zeigt sich auch bei der Unternehmensentwicklung. Seit 2021 haben die Fensterdoktoren ihren Kundenbestand in etwa verdoppelt. Außer weitere Lizenzen anzuschaffen, war bei der Software nicht mehr nötig: „Wir haben unseren Umsatz und die Mitarbeiterzahl um etwa 100 Prozent gesteigert. Fürs ERP sind ansonsten keine größeren Zusatzkosten angefallen und es gab keinerlei Schnittstellenprobleme.“
Ergebnis
Die Nutzung von STEPS in Kombination mit einer Außendienst-Software hat die Auftragsabwicklung grundlegend verändert. Wie gewünscht läuft der gesamte Prozess nun weitgehend automatisiert und papierlos ab. Ruft ein Kunde an, wird sein Anliegen direkt über eine Schnellerfassungsmaske im System eingetragen und von dort automatisch an die Disposition weitergeleitet. Der zuständige Servicetechniker erhält den Auftrag auf sein Tablet, besucht den Kunden vor Ort und sendet alle benötigten Daten digital zurück ins Büro. Dort wird eine Offerte erstellt und elektronisch an den Kunden gesendet. Nach dessen Auftragsbestätigung wird das Material bestellt. Der Servicetechniker bekommt anschließend eine detaillierte Arbeitsanweisung inklusive Bildern, um den Auftrag ausführen zu können. Ist dieser erledigt, wird das direkt an die Fakturierung gemeldet und die Rechnung erstellt. Martin Jenny kann bei Bedarf die erledigten Aufträge bei sich abrufen und überprüfen.
Ausblick
Als nächster Schritt steht für die Fenster Doktor AG nun an, die beiden jüngst übernommenen Unternehmen mit insgesamt 38 Mitarbeitern in das bestehende STEPS System zu integrieren. Der Geschäftsführer sieht zudem großes Potenzial in einer weiteren Prozessoptimierung. Seine Vision ist es, den Servicetechnikern zu ermöglichen, direkt beim Kunden vor Ort Angebote zu erstellen und abzuwickeln – also den mobilen Zugriff auf das System zu verbessern. Mit einer Anbindung an die neue myERP Welt wäre dies künftig möglich. Zudem beschäftigt sich das Unternehmen mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz für die automatische Auftragsverteilung und Routenoptimierung. Mit der genutzten ERP-Lösung STEPS ist eine solide Basis gelegt, die auch mehr als die aktuell 7.500 Aufträge pro Jahr und unvorhersehbare Auftragsspitzen bewältigen kann.
