Ausgangslage
Ein Großteil des Umsatzes macht die Kunststoffhandel Rexin GmbH über ihren Online-Shop. Die größte Herausforderung ist dabei die automatische Bearbeitung von Online-Bestellungen mit schnellen Reaktionszeiten. Ein Angebot sollte ohne manuellen Eingriff komplett automatisiert versendet werden, was mit der alten, auf Kleinstunternehmen ausgerichtete ERP-Lösung nicht möglich war. Vor allem im Frühling, wenn die Nachfrage nach Terrassenüberdachungen besonders hoch ist, kam es bei der Angebotsstellung zu Engpässen. Der Fachhändler erstellt durchschnittlich 6.000 Angebote, 12.000 Aufträge pro Jahr und hat über 8.000 Artikel auf Lager. Viele Prozesse verliefen mit Medienbrüchen: Ein Dokument wurde gedruckt, gescannt, gefaxt oder gemailt. Dadurch fiel es sehr schwer, den Überblick zu behalten und gleichzeitig wurde sehr viel Papier verbraucht.
Zielsetzung
Um den Überblick über sämtliche Geschäftsabläufe zu behalten, suchten sie eine Lösung zur Digitalisierung ihrer papierbasierten Prozesse. Die neue Software sollte in der Oberfläche individuell anpassbar und flexibel in der Gestaltung von Belegen oder Reports sein. Außerdem sollte die ausgelagerte Finanzbuchhaltung inhouse organisiert werden, um Kosten zu sparen.
Besonderheiten
Schnell war klar, dass neben dem Wechsel der ERP-Lösung auch ein integriertes Dokumenten-Management-System sowie eine Lösung zum Aufbau einer eigenen Finanzbuchhaltung gefragt ist. So entschied sich der Händler für die ERP-Lösung STEPS mit den Integrationen des Dokumenten-Management-Systems von DocuWare und der Finanzbuchhaltung SBS Rewe neo®. Diese integrierte Komplettlösung und das offene System mit Freiraum für individuelle Anpassungen überzeugte die Geschäftsleitung des Fachhändlers.
Ergebnis
Seit 2014 ist die umfassende Unternehmenslösung der Step Ahead bei Kunststoffhandel Rexin im Einsatz. Die Umstellungsphase hat mit intensiven Schulungen und Prozessoptimierungen ca. 6 Monate gedauert.
Erfolge:
- 90% der Prozesse sind digitalisiert durch die integrierte Unternehmenslösung
- Einheitlicher und hoher Qualitätsstandard von Angeboten durch die Digitalisierung der Prozesse
- 90% weniger Papier-Verbrauch durch das DMS von DocuWare
- Vollständige Digitalisierung der Belege wie Lieferscheine, Rechnungen, etc.
- Einfache Archivierung und Suche nach Dokumenten durch elektronischen Dokumentenpool
- Umsatzsteigerung durch die schnellere Erstellung von Angeboten und Aufträgen
- Erhebliche Zeitersparnis in der Angebotsbearbeitung durch erhöhte Automation
- Kostenersparnis in der Finanzbuchhaltung durch interne Organisation
- Schnellere und einfachere Freigabeprozesse
- Schnellere Kommunikation mit Kunden und intern
Ausblick
In Zukunft möchte der Baustoffhändler die Kundenbetreuung und Vertrieb mit dem CRM weiterausbauen und die Geschäftsprozesse zu 100% digitalisieren. Eine einheitliche Informationsbasis ist für sie dabei entscheidend, um weiter zu wachsen und weitere Services anzubieten.
