Ausgangslage
Als innovatives Unternehmen sucht ITV fortlaufend Wege, ihr Portfolio weiter zu verbessern. Digitalisierung und Automation sind dabei die großen Treiber, um eine hohe Flexibilität, Servicequalität und Liefertermintreue für ihre Kunden sicherzustellen. Das Unternehmen verarbeitet monatlich rund zwei Millionen Artikel sowie 200 bis 300 Angebote und 3.000 Lieferscheine. Vor dem Einsatz der Step Ahead Software Lösung waren die meisten Prozesse manuell und papierhaft unterstützt. Das Bielefelder Unternehmen suchte deshalb eine ganzheitliche Lösung, um die gesamte IT-Landschaft zu optimieren. Der Wareneingangsprozess verlief zum Beispiel komplett manuell: Die Auftragsbestätigungen der Lieferanten wurden auf Papier ausgedruckt und an die Lagerlogistik-Mitarbeiter übergeben. Wenn dann die Ware angeliefert wurde, haben die Mitarbeiter anhand der ausgedruckten Auftragsbestätigung vermerkt, welche Ware geliefert wurden und welche noch off en blieben. Diese Informationen wurden dann händisch im damaligen ERP-System eingebucht und die Ware eingelagert. Die gesamten Unternehmensprozesse wurden von der Geschäftsleitung und durch das persönliche Wissen einzelner Mitarbeiter gesteuert. Es herrschte wenig Transparenz und wichtige Informationen mussten in der Regel durch Nachfragen bei dem zuständigen Mitarbeiter beschafft werden. Die Automation von Prozessen war mit dieser Arbeitsweise und dem damaligen ERP-System kaum möglich und der administrative Aufwand war sehr hoch.
Zielsetzung
Um vor allem auch die bis dato papierbasierten Prozesse zu optimieren, wurde eine umfassende Business-Software mit integriertem Dokumenten-Management-System gesucht. So sollten eine erhöhte Automation und Transparenz in den Geschäftsabläufen erreicht werden. Mit der ERP-Branchenlösung STEPS für den Handel entschied sich ITV für die umfassende Unternehmenslösung der Step Ahead. Wolf Strobel, Trainer, Coach und langjähriger Berater des Unternehmens begleitete die gesamte Umstellung als externer Projektleiter ganzheitlich, damit alle Unternehmensbereiche von erhöhter Digitalisierung und Automation profitieren. Zielsetzung für ITV war die Konzentration auf das Wesentliche: Innovationen kreieren und schnell auf Marktveränderungen oder Kundenanforderungen reagieren zu können. Die IT-Landschaft sollte dies maßgeblich unterstützen. Dies war mit der früheren IT-Lösung nicht möglich.
Besonderheit
- In einer sehr kurzen Projektlaufzeit von nur 6 Monaten sollten alle Prozesse vollumfänglich digitalisiert werden.
- Die Geschäftsführung forderte die Erreichung des derzeit höchstmöglichsten Digitalisierungsgrades und eine Transparenz für alle Mitarbeiter.
- Im Zuge dieses Projektes sollten auch alle Prozesse überprüft werden. Viele davon waren ineffizient. Ebenso wurde eine komplette Transparenz ab der Kundenbestellung, über den Einkauf, die Produktion und der Lieferung gefordert.
- Die gesamte Warenbewegung sollte mit MDE-Geräten in Echtzeit abgebildet werden können. Eine Verwaltung von Kommissionierlager und Nachfüllpalettenlager sollte durch eine dynamische Lagerplatzoptimierung automatisiert erfolgen.
- Genauso sollten auch Just-in-Time-Produktionen innerhalb weniger Stunden bewerkstelligt werden können.
Ergebnis
Seit 01.01.2018 verwendet ITV die umfassende Unternehmenslösung der Step Ahead für den Technischen Handel. Dabei unterstützt das vollständig integrierte Dokumenten-Management-System von DocuWare die revisionssichere Archivierung. Alle kaufmännischen Geschäftsprozesse sind digitalisiert und werden innerhalb DocuWare komplett bewerkstelligt. Auch die gesamte technische Dokumentation findet in DocuWare statt.
Die Projektkomplexität und Besonderheiten erforderten einen Projektleiter, der das Unternehmen ganzheitlich kennt und betrachtet. Nur durch intensive Schulungen und Workshops in einem eigens dafür neu geschaffenem Schulungsraum konnte eine zügige und effiziente Einarbeitung stattfinden. So konnte der Projektleiter auf der einen Seite die Implementierung des neuen ERP-Systems vorantreiben und auf der anderen Seite parallel die Mitarbeiter bereits darauf schulen. Heute profitieren die Mitarbeiter von 100% digitalisierten Prozessen. Vor allem in der Verwaltung und im Verkauf sind enorme Verbesserungen zu spüren.
Erfolge & Verbesserungen
- Digitalisierung der dokumentenbasierten Prozesse zu 100%
- Effizienzsteigerung durch transparente, automatisierte Prozesse in DocuWare
- Reduzierung der Suchzeiten bei der Suche nach Dokumenten durch digitales Archiv und intelligente Verschlagwortung (Volltext)
- Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente durch die DocuWare-Lösung
- Signifikanter Zeitgewinn in der Finanzbuchhaltung durch Rewe-Schnittstelle mit permanenten Echtzeitdaten auf Seiten der Warenwirtschaft und digitaler Workflows
- Erleichterte Steuerung und Kontrolle von Prozessen durch erhöhte Transparenz
- Erhöhte Geschwindigkeit in der Kommissionierung durch intelligente Lagerlogistik mit MDE-Geräten
Folgende Dokumentarten werden digital archiviert und verarbeitet:
- ERP-Belege wie Lieferscheine, Rechnungen, Aufträge, Angebote
- Eingangsrechnungen werden prozessgesteuert automatisch ausgelesen und über einen automatisieren Freigabeprozess weitergeleitet bis zur revisionssicheren Endablage (Archivierung)
- Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden durch die Outlook-Integration automatisch in DocuWare archiviert
- 5.000 Zeichnungen und 15.000 STEP-Dateien sind in DocuWare zur technischen Dokumentation archiviert und können aus dem ERP heraus direkt an Kunden versendet werden
- Ca. 2.500 bis 3.500 Rechnungen werden monatlich erstellt und revisionssicher in DocuWare archiviert. 95% davon werden automatisiert per E-Mail verschickt
- Die Personalakten sind digitalisiert. Krankmeldungen werden mit Workflows bearbeitet, die Lohnabrechnungen und Mitarbeiterverträge sind digitalisiert.
Derzeit arbeiten 38 Anwender in den folgenden Bereichen mit STEPS:
- Auftragsbearbeitung: Angebote, Aufträge, Rahmen- und Abrufaufträge, Lieferscheine, Rechnungen
- Außendienststeuerung: Verkaufschancenmanagement, Besuchsberichte, Vollzugriff auf alle auftragsspezifischen Informationen der Kunden, etc.
- Lagerlogistik: Artikel- und Lagerverwaltung durch mobile Datenerfassung mit jucom.MDE
- Finanzbuchhaltung: tagesgleiche Verbuchung aller Debitoren- und Kreditorenrechnungen, Kontrolle der offenen Posten, Mahnwesen, Erstellung der BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) und digitale Übergabe aller Buchungsdaten an die Steuerberaterkanzlei, automatisierter täglicher Kontenabruf bei allen Banken sowie automatisierter Verbuchung dieser Umsätze
- Controlling: Reports für Auswertungen jeder Art
- Personalmanagement: Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
- QM: Retourenmanagement inkl. Qualitätssicherung
Folgende Lagerbewegungen finden mit der Premiumlogistik von jucom statt:
- Verarbeitung von monatlich ca. 2,5 Millionen Artikel und ca. 10.000 Positionen
- Kommissionierung von monatlich 3.500 und 4.000 Artikeln
- Versendung von monatlich ca. 3.000 Sendungen
Ausblick
Für den Produktionsstandort in Italien ist eine Echtzeitanbindung an STEPS bei ITV in Bielefeld vorgesehen. Somit sollen die Vorteile der Step Ahead Lösungen länderübergreifend genutzt und ein noch höherer Automationsgrad erreicht werden. Ebenso stehen weitere Optimierungen in der Lagerlogistik auf der Agenda bei ITV. Mithilfe der Premiumlogistik von jucom.MDE sollen alle Logistikprozesse weiter optimiert werden. Ferner sollen auch Messwerte direkt aus der Maschinenproduktion in Echtzeit verfügbar gemacht werden.
