Ausgangslage
Als hochspezialisierter Fachhändler hat die VOS Schott GmbH besonders langlebige Wirtschaftsgüter im Portfolio. Das bedeutet, dass eine Anlage mehreren Kunden im Laufe der Zeit zugeordnet ist. Auch die Prozesse vom Angebot bis zum Auftrag sind langfristig und können bis zu 2 Jahre dauern. VOS Schott verwaltet 6.000 Artikel und rund 2.500 Aufträge pro Jahr. Die vorherige Lösung war aufgrund eines Server-Wechsels nicht mehr kompatibel, außerdem war sie nicht E-Mail-fähig. Die Performance war sehr träge und insgesamt waren die Prozesse nicht transparent abgebildet, sodass die Steuerung der Geschäftsabläufe sehr aufwendig war. Es erforderte einen sehr strengen Blick von der Geschäftsleitung und viel Kontrolle, um eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung zu gewährleisten. Viele Prozesse liefen manuell und papierbasiert mit Handzettel und Fax ab. Die neue Lösung sollte sowohl den Innendienst in der Kundenbetreuung als auch den Vertrieb sowie das Controlling digitalisieren und somit in der täglichen Arbeit mit erhöhter Automation und Transparenz unterstützen.
Zielsetzung
Das neue System sollte die aktuellen und auch künftigen Anforderungen sicher und flexibel abbilden. Die gesamten Geschäftsabläufe sollten digital abgebildet werden, um eine erhöhte Transparenz und Automation zu ermöglichen. Die Verknüpfung von „Mensch und Maschine“ – also Kunde und Anlage – war dabei die Besonderheit. Die Mehrfachpflege von Informationen sollte komplett abgestellt werden.
Besonderheiten
Mit STEPS, der umfassenden Unternehmenslösung für den Technischen Handel, und der Integration der Finanzbuchhaltung SBS Rewe neo, der CTI-Lösung Procall von estos sowie des Dokumenten-Management-Systems DocuWare hat die VOS Schott ihre Prozesse deutlich digitalisiert. Wichtig dabei war ihnen insbesondere die Anpassbarkeit der Lösung auf die unterschiedliche Arbeitsweise jedes Mitarbeiters, damit Jeder in seiner Arbeitsweise unterstützt wird, um möglichst effizient zu arbeiten. Außerdem sollte die Lösung den Mitarbeitern eine erhöhte Übernahme von Eigenverantwortung ermöglichen, um eine crossfunktionale Unternehmensstruktur mit flachen Hierarchien zu integrieren.
Ergebnis
Seit 2015 ist die ERP-Lösung STEPS für den Handel bei VOS Schott im Einsatz. Das IT-affine Team hat sich schnell mit der neuen Lösung zurechtgefunden und Bedenken wurden in der Einführungsphase abgebaut. Vor allem im Vertrieb und der Verwaltung der Güter über die Serviceobjektverwaltung unterstützt die neue Lösung.
Erfolge:
- 50% mehr Aufträge werden in der gleichen Zeit bearbeitet
- Projekte werden mit 25% höherer Sicherheit gewonnen
- 30% weniger Zeit für administrative Aufgaben
- Fehlerquellen wurden deutlich minimiert
- 5% mehr Erlöse aus automatischer Faktura der Wartungsverträge
- Digitalisierung der Prozesse von unter 50% mit dem Altsystem auf rund 75%
- Signifikanter Zeitgewinn bei der Finanzbuchhaltung durch Rewe-Schnittstelle
- 1 Person nach ca. 15 Monaten im Innendienst eingespart, die sich heute um andere Tätigkeiten kümmern kann
Ausblick
Die VOS Schott GmbH arbeitet intensiv an der vollständigen Digitalisierung ihrer papierbasierten Prozesse mit DocuWare. Außerdem spielt das Thema Hosting sowie der Einsatz von mobilen Lösung für sie eine große Rolle in der Zukunft, um einen attraktiveren Arbeitsplatz mit flexibler IT für junge Nachwuchstalente zu schaffen.
