Ausgangslage
Vor der Einführung von STEPS für die IT-Branche arbeitete das Unternehmen mit verschiedenen Systemen für CRM, ERP und Ticketing im Bereich After Sales. Für diese Insellösungen musste das Unternehmen drei verschiedene Datenstämme pflegen. Dies führte zu redundanten Daten und vermehrtem Zeitaufwand beim Abgleich der Stammdaten.
Als im DACH-Raum tätiger Großhändler stand SmartRep auch vor der Herausforderung teils komplexer Bestell- bzw. Abrechnungsprozesse. So bestellt beispielsweise ein Kunde Produkte vom Headquarter aus, gibt darüber hinaus aber noch zwei abweichende Liefer- und Rechnungsadressen (Drittland-/Streckenlieferungen) in anderen Ländern an. Zudem kommt es nicht nur zu Warenbewegungen, sondern auch zu Bestellungen von Service- oder Schulungsleistungen, die eine andere Abrechnung erfordern. Das alte ERP-System konnte diese Anforderungen nicht mehr meistern, insbesondere was die Mehrsprachigkeit und Fremdwährungen angeht.
Zielsetzung
SmartRep suchte nach einer umfassenden ERP-Lösung, die speziell auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst ist. Sie sollte CRM und ein Ticketsystem integrieren und eine zentrale Datenpflege ermöglichen. Zielsetzung war die Prozessoptimierung insbesondere bei den Geschäftsabläufen Angebotserstellung, Bestellung, Abrechnung und Buchhaltung.
Besonderheit
Die von Step Ahead entwickelte Unternehmenslösung STEPS für die IT-Branche ermöglicht eine vollständige Steuerung der Unternehmensprozesse, von der Angebotserstellung über ein voll automatisiertes Vertragsmanagement bis hin zur Erfassung und Abrechnungen von Produkten und Dienstleistungen. Dies ist dank integriertem Ticketsystem sowie den Modulen CRM und Finanz- und Rechnungswesen möglich. Da STEPS auf eine zentrale Datenbank zugreift, stehen SmartRep in allen Prozessen jeweils aktuelle, relevante Daten zur Verfügung.
Ergebnis
Nach einer rund sechsmonatigen Implementierungsphase mit Anpassung von STEPS an die Bedürfnisse von SmartRep startete der Großhändler im Januar 2020 mit der Nutzung. Um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern möglichst hoch zu halten, schaltete SmartRep die alten Systeme ab. Sechs Key User wurden in einer von Step Ahead durchgeführten Schulung umfassend eingearbeitet. Dadurch war sichergestellt, dass ein guter Wissenstransfer an die anderen Mitarbeiter stattfand, die mit der neuen Lösung schnell gut umgehen konnten. Heute steht den SmartRep-Mitarbeitern weiterhin ein Ansprechpartner rund um STEPS im Unternehmen bereit.
STEPS erfüllt die von SmartRep gestellten Anforderungen an optimierte Unternehmensprozesse, die auf eine Datenbank zugreifen. Derzeit arbeiten 35 Anwender in den folgenden Bereichen mit der Lösung:
- Auftragsbearbeitung: Sichere Planung von Einkauf und Verkauf, Projektorganisation und Abwicklung, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Buchhaltung
- Einkauf und Logistik: Bestelloptimierung, Lizenz- und Produktverwaltung, Lagerverwaltung
- Support: Kontrollierte und zuverlässige Auftragserledigung mit integriertem Ticketsystem
Ausblick
SmartRep will seine Prozesse in den nächsten Monaten noch weiter digitalisieren und automatisieren. Auf der Agenda stehen die mobile Anbindung der ERP-Komplettlösung, insbesondere für Außendienstmitarbeiter bzw. Servicetechniker. Zudem plant das Unternehmen das digitale Dokumentenmanagement weiter auszubauen, um die Dokumentensuche und -verarbeitung zu verbessern und manuelle Schritte zu reduzieren. Der Ausbau des Vertragswesens und die digitalisierte sichere Abrechnung von Service-Verträgen mit Service-Level-Agreements wird durch die Branchenlösung unterstützt.
