Ausgangslage
Im technischen Großhandel zählen Geschwindigkeit, Qualität und Präzision. Wenn ein Kunde eine Anfrage stellt, muss GeDe in der Lage sein, sofort festzustellen, ob das gewünschte Produkt vorrätig ist und zügig die passenden technischen Unterlagen bereitstellen. Denn genau das sind die Informationen, die Kunden benötigen. Dafür sind eine verlässliche Datenbasis und eine effiziente Lagerplatzverwaltung unerlässlich. Ein gut funktionierendes ERP ist daher unverzichtbar. Schon früh setzte das Unternehmen auf die Dialog Software der damaligen Leitsch Software GmbH, die später in Step Ahead aufging. Im Laufe der Jahre stieg man dann nach und nach auf STEPS um.
Zielsetzung
„Das Wichtigste ist für uns Verlässlichkeit“, sagt Uwe Spille, Geschäftsführer der GeDe Kugellager-Vertriebs-GmbH. „Wir brauchen ein funktionierendes System und einen Partner, der uns zuhört und individuell auf unsere Bedürfnisse eingeht. Bei Step Ahead haben wir all das gefunden.“ Ein überzeugendes Argument für STEPS war außerdem, dass sich Drittsysteme unkompliziert anbinden lassen. Denn der Großhändler nutzt die ERP-Lösung unter anderem im Zusammenspiel mit einer Finanzbuchhaltungs-Software, einem Versandsystem und einem Dokumentenmanagement-System. Eine maßgeschneiderte Logistiklösung wurde gemeinsam mit dem Step Ahead Partner jucom installiert.
Besonderheit
Speziell für GeDe hat Step Ahead ein Retourenmanagement-System für Kunden und Lieferanten entwickelt. Beides wurde anschließend in den Standard von STEPS übernommen. Im Großhandel trägt eine gute Retourenabwicklung zu einer positiven Customer Experience bei. Denn Kunden erwarten heutzutage schnelle Reaktionszeiten und Transparenz über den Status Quo – so wie sie es im Privaten von Versandhändlern wie Amazon und Co. gewöhnt sind: Ist die Retoure eingegangen? Wie ist der Bearbeitungsstand? Wann erfolgt gegebenenfalls ein Korrekturbeleg? Genau das ist mit STEPS möglich. Handelt es sich um eine Reklamation, wird das Produkt zur Überprüfung an den Hersteller weitergeleitet und der Kunde über den aktuellen Stand auf dem Laufenden gehalten. 2018 wechselte GeDe mit STEPS von einer eigenen Serverlandschaft in ein externes Rechenzentrum. So konnte das Unternehmen für diverse Tätigkeiten ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen, besser skalieren und die Sicherheit seiner Daten erhöhen.
Ergebnis
In den vergangenen fünf Jahren ist das Auftragsvolumen des Großhändlers um rund 25 Prozent gestiegen. Dank STEPS konnte das Unternehmen dieses Wachstum meistern, ohne Personal aufzustocken, indem Prozesse automatisiert wurden. Dabei macht sich vor allem das Zusammenspiel aus ERP und Dokumentenmanagement bezahlt. Stellt ein Kunde eine Anfrage, prüft das System automatisch, ob das Produkt auf Lager ist und erstellt innerhalb von Sekunden ein Angebot mit Anrede, Ansprechpartner, einer kurzen Artikelbeschreibung, allen relevanten Daten, einem digitalen Bild, dem Preis (inklusive hinterlegter Rabatte) sowie der Lieferzeit. Nachdem das Angebot verschickt ist, wird der Vorgang über Active Server Jobs zur Wiedervorlage vorgemerkt, damit der/die zuständige Kundenbetreuer/in später noch einmal nachfassen kann, ob der Kunde tatsächlich einen Auftrag erteilen möchte. Ist dies der Fall, kann der/die Mitarbeiter/in mit nur zwei Klicks einen Auftrag aus dem Angebot erstellen und per E-Mail verschicken.
„Wir haben jetzt einen durchgängig digitalen Verkaufsprozess“, freut sich Uwe Spille. „Das spart uns nicht nur viel Zeit, sondern auch Ressourcen und damit Kosten. Früher haben wir 14.000 Seiten Papier pro Jahr ausgedruckt. Heute sind es trotz gestiegenem Auftragsvolumen etwa 2.800, weil wir nur noch die Ausgangslieferscheine in Papierform ausgeben. Der Rest erfolgt digital.“ Auch das Lagermanagement wurde optimiert. Da Wälzlager sehr schwer sein können, müssen die Mitarbeiter genau wissen, wie viele Produkte sie in einem Regal stapeln dürfen. STEPS erstellt automatisch eine Warnmeldung, falls das zulässige Höchstgewicht überschritten wird, sodass die Logistiker/in rechtzeitig umlagern können.
Die Vorteile auf einem Blick:
- Zeitersparnis von 4-8 Stunden pro Tag
- Automatisierte Angebotserstellung in ca. 20 Sekunden
- 25 Prozent mehr Aufträge bei gleicher Personalstärke
- 80 Prozent weniger Papier dank durchgängig digitaler Prozesse
- Sichere, effiziente Lagerplatzverwaltung
Ausblick
Mit STEPS verfügt GeDe über ein leistungsstarkes, zuverlässiges ERP, das sich mit dem Unternehmen kontinuierlich weiterentwickelt. Optimierungen setzt der technische Großhändler in Abstimmung mit dem Hersteller immer wieder um. Ein Wunsch für die Zukunft wäre beispielsweise, eine grafische Ampeldarstellung einzuführen, die den Mitarbeitern/innen anzeigt, ob sie sich dringend um einen Kunden kümmern müssen. „Wir nutzen das System schon sehr lange und möchten das gerne auch weiterhin tun“, sagt Uwe Spille. „Gemeinsam mit Step Ahead wollen wir es weiter vorantreiben, um es an neue Anforderungen anzupassen.“
