Das Wichtigste in Kürze:
- PDFs statt Papier sind noch keine Digitalisierung: Geschäftsprozesse zu digitalisieren bedeutet mehr als Papier einzuscannen.
- Die Vorgehensweise ist entscheidend: Prozesse zuerst analysieren und optimieren, dann digitalisieren, standardisieren und automatisieren.
- Erfolgreiche Unternehmen starten klein: Mit klar priorisierten Pilotprojekten erzielen Sie schnell erste messbare Ergebnisse.
- Für eine erfolgreiche Digitalisierung brauchen mittelständische Firmen die richtige Software, die zu Branche und Anforderungen passt.
Was bedeutet es, Geschäftsprozesse zu digitalisieren?
Geschäftsprozesse zu digitalisieren bedeutet, wiederkehrende Abläufe systematisch zu erfassen, zu standardisieren und mithilfe von Softwarelösungen abteilungsübergreifend möglichst automatisiert abzuwickeln.
Wer Geschäftsprozesse digitalisieren will, sollte gewohnte Abläufe nicht einfach übernehmen.
Bevor Unternehmen Workflows automatisieren, sollten sie sich die Zeit nehmen und Prozesse analysieren und optimieren. Erst dann lohnt sich die Prozessdigitalisierung.
Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist insbesondere für den Mittelstand nicht länger ein Zukunftsthema, sondern eine wirtschaftliche Notwendigkeit. Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, sichern sich klare Wettbewerbsvorteile.
Wettbewerbsdruck
Manuelle Abläufe kosten Zeit und Geld und sind deutlich fehleranfälliger. Unternehmen mit digitalen Workflows arbeiten schneller, effizienter und sicherer.
Fachkräftemangel
Viele mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit weniger Personal mehr zu leisten. Das gelingt nur, wenn Routineaufgaben automatisiert werden und Mitarbeitende sich auf sinnvolle Tätigkeiten konzentrieren können.
Regulatorische Anforderungen
Mit der Anforderungen wie der E-Rechnungspflicht wird der Mittelstand seine Prozesse anpassen müssen. Zukünftig ist ein gewisses Maß an Digitalisierung notwendig, um handlungsfähig zu bleiben.
Fazit: Wer heute mit einer strukturierten Prozessdigitalisierung beginnt, verschafft sich einen strategischen Vorteil.
Diese Vorteile bringt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
- Zeitersparnis: Manuelle Routinearbeiten entfallen. Mitarbeitende müssen Daten nicht mehrfach eingeben und verbringen weniger Zeit mit Suchen oder Abstimmen.
- Fehlerreduktion: Medienbrüche zwischen Papier, Excel und E-Mail sowie manuelle Datenerfassung und Doppeleingaben werden vermieden und damit die Fehlerquelle „Mensch“ reduziert.
- Transparenz: Der Status eines Vorgangs ist jederzeit nachvollziehbar. Digitale Systeme dokumentieren jeden Schritt automatisch – inklusive Audit Trail.
- Skalierbarkeit: Digitale Prozesse wachsen mit dem Unternehmen. Mehr Aufträge oder mehr Kunden bedeuten durch den Einsatz einer geeigneten Software nicht automatisch mehr Verwaltungsaufwand.
- Remote-Fähigkeit: Erst digitale Workflows ermöglichen wirklich ortsunabhängiges Arbeiten.
- Bessere Datenqualität: Eine einheitliche Datenbasis verbessert Entscheidungen im Vertrieb, Einkauf oder Controlling.
Die häufigsten Stolpersteine und wie Sie sie vermeiden
Viele Projekte, bei denen mittelständische Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, scheitern nicht an der Technologie, sondern an organisatorischen Problemen.
Medienbrüche und Datensilos
Informationen liegen verteilt in E-Mails, Excel-Dateien oder Papierordnern oder in den Köpfen einzelner Mitarbeitender. So können Prozesse nicht durchgängig automatisiert werden.
Um das zu vermeiden, sollten Unternehmen zentrale Systeme wie ein ERP einführen und Informationen konsequent an einem Ort bündeln.
Fehlende Standards
Wenn jede Abteilung ihre eigenen Abläufe nutzt, wird Automatisierung schwierig und fehleranfällig. Deshalb ist es wichtig, einheitliche Prozesse für das gesamte Unternehmen zu definieren.
Zu großer Einstieg
Wer versucht, sofort alle Prozesse gleichzeitig zu digitalisieren, überfordert Organisation und Mitarbeitende. Stattdessen empfiehlt es sich, mit einem klar abgegrenzten Pilotprojekt zu starten und die Digitalisierung schrittweise auszubauen.
Digitalisieren ohne Optimieren
Analoge Schwächen werden einfach in digitale Abläufe übertragen. Prozesse, die zuvor nicht oder schlecht funktioniert haben, werden auch digitalisiert holprig sein.
Unterschätztes Change Management
Wenn Mitarbeitende nicht eingebunden werden, fehlt oft die Akzeptanz neuer Systeme. Daher sollten sie frühzeitig einbezogen, geschult und transparent über Veränderungen informiert werden.
In 6 Schritten Geschäftsprozesse digitalisieren
Die folgenden sechs Schritte zeigen, wie eine strukturierte Prozessdigitalisierung gelingt:
- Prozesse analysieren
- Prioritäten festlegen
- Ziele definieren
- Soll-Prozess entwickeln
- Software auswählen
- Pilotprojekt umsetzen
Schritt 1: IST-Analyse – den Status quo ehrlich aufnehmen
Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme:
- Welche Prozesse existieren?
- Wo entstehen Wartezeiten, Medienbrüche oder manuelle Übergaben?
Binden Sie Mitarbeitende aktiv ein Sie kennen die Schwachstellen aus dem Arbeitsalltag am besten und sollten von Anfang an bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse eingebunden sein.
Das Ergebnis sollte eine klare Übersicht aller Prozesse mit Digitalisierungspotenzial sein.
Schritt 2: Priorisieren – nicht alles auf einmal
Nicht jeder Prozess kann und muss sofort digitalisiert werden. Hilfreiche Kriterien für die Priorisierung sind:
- Häufigkeit und Aufwand des Prozesses
- Fehleranfälligkeit
- Wirtschaftlicher Nutzen
- Aufwand der Umstellung
Tipp: Viele Unternehmen starten bewusst mit einem Quick Win, also einem kleineren Prozess, der mit geringem Aufwand umgestellt werden kann.
Schritt 3: Ziele & Erfolgskriterien definieren
Digitalisierung braucht messbare Ziele, damit Sie ehrlich bewerten können, ob die gewünschte Wirkung eingetreten ist.
Typische KPIs bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind:
- Fehlerquote
- Bearbeitungszeit
- Suchaufwand für Informationen
Diese Ziele sollten vor der Prozessdigitalisierung klar dokumentiert werden.
Schritt 4: Soll-Prozess neu denken – nicht 1:1 digitalisieren
Der neue Prozess sollte nicht einfach der alte Prozess in digitaler Form sein.
Stellen Sie sich stattdessen Fragen wie:
- Welche Schritte sind überflüssig?
- Welche Aufgaben lassen sich parallel erledigen?
- Wo kann der Ablauf verbessert werden?
Tipp: Denken Sie den Prozess aus Kunden- und Mitarbeiterperspektive durch und holen Sie sich in Best Practice-Lösungen Inspiration. So entsteht ein Ablauf, der wirklich gut funktioniert.
Schritt 5: Technologie auswählen – Integrationsfähigkeit zuerst
Um viele Insellösungen für einzelne Prozesse zu vermeiden, sollten Sie eine Software wählen, die alle relevanten Bereiche erfasst.
In vielen mittelständischen Unternehmen übernimmt ein ERP genau diese Rolle: Es bildet alle zentralen Geschäftsprozesse wie Einkauf, Vertrieb und Rechnungswesen in einer Software ab und schafft so eine durchgängige Datenbasis.
Schritt 6: Pilotieren, Feedback sammeln, Skalieren
Starten Sie mit einem Pilotprojekt:
- mit echten Daten
- mit echten Nutzern
- in einem realen Prozess
Sammeln Sie Feedback, optimieren Sie den Ablauf und rollen Sie den Prozess anschließend schrittweise auf weitere Abteilungen aus. Die zuvor definierten KPIs helfen dabei, den Erfolg objektiv zu messen.
Welche Geschäftsprozesse sollten Sie zuerst digitalisieren?
Einige Prozesse eignen sich besonders gut als Einstieg in die Prozessdigitalisierung im Mittelstand.
- Rechnungseingang
Die automatische Erfassung, Prüfung und Freigabe von Rechnungen ist einer der häufigsten und wirkungsvollsten Startpunkte. - Angebots- und Auftragsprozess
Vom Angebot bis zur Auftragsbestätigung können viele Schritte digital verknüpft werden. - Lager und Logistik
Digitale Bestandsführung und automatisierte Nachbestellungen führen zu mehr Überblick und stellen sicher, dass die notwendigen Waren immer vorhanden sind. - HR und Onboarding
Digitale Urlaubsanträge, Personalakten oder Onboarding-Checklisten reduzieren Verwaltungsaufwand. - Reporting und Controlling
Dashboards sammeln automatisiert Daten aus allen Abteilungen, ersetzen manuelle Excel-Auswertungen und liefern Echtzeitinformationen.
ERP als Herzstück der Prozessdigitalisierung
Damit digitale Workflows funktionieren, brauchen Unternehmen eine zentrale Datenbasis. ERP-Systeme integrieren die wichtigsten Geschäftsprozesse – vom Einkauf über Controlling bis zum Rechnungswesen – in einer gemeinsamen Plattform. Dadurch entsteht eine Single Source of Truth.
Für mittelständische Unternehmen bildet ein modernes ERP oft das Fundament der gesamten Prozessdigitalisierung. Ohne eine saubere Datenbasis ist auch keine Automatisierung möglich. Das ERP ist also eine Voraussetzung, keine Ergänzung.
STEPS – ERP für den Mittelstand, entwickelt in Deutschland
Mit STEPS bietet Step Ahead ein ERP, das konsequent auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen ausgerichtet ist und als Branchensoftware Best Practice-Lösungen für Handel, Service und IT bietet. Statt komplexer Konzernsoftware steht ein praxisnaher Ansatz im Fokus: vom Mittelstand für den Mittelstand entwickelt.
Als „ERP made in Germany“ vereint STEPS alle zentralen Geschäftsprozesse in einer Plattform, schafft eine durchgängige Datenbasis und hilft dabei, Medienbrüche zu vermeiden und Workflows effizient zu automatisieren.
Das Ergebnis: transparente Prozesse, bessere Entscheidungen und eine Software, die sich flexibel an die realen Anforderungen im Arbeitsalltag anpasst.
FAQs
Was bedeutet es, Geschäftsprozesse erfolgreich zu digitalisieren?
Darunter versteht man die digitale Abbildung und Automatisierung von Unternehmensabläufen mithilfe von Software, integrierten Systemen und digitalen Workflows.
Wo sollte man im Mittelstand mit der Prozessdigitalisierung beginnen?
Am besten mit häufigen, standardisierbaren Prozessen mit hohem manuellem Aufwand, wie der Rechnungsbearbeitung oder Auftragsabwicklung.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich am leichtesten digitalisieren?
Standardisierte Abläufe mit klaren Regeln, wie etwa Rechnungsprüfung, Urlaubsanträge, Angebotsprozesse oder Bestellfreigaben.
Was kostet die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Die Kosten hängen von Umfang, Software und Integrationsaufwand ab. Viele Unternehmen starten mit einzelnen Pilotprojekten, um schnell messbare Ergebnisse und Kosteneinsparungen zu erzielen.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?
Digitalisierung bedeutet, Prozesse digital abzubilden. Automatisierung geht einen Schritt weiter und lässt bestimmte Abläufe automatisch durch Systeme ausführen.
