Drei Tipps zur Digitalisierung im Rechnungswesen

Mehr als Ablage

Ein digitales Dokumenten-Management-System (DMS) ist heutzutage nicht nur zur reinen Archivierung von Dokumenten da. Mit dem Workflow Management der DMS-Lösung von DocuWare können Sie einen enormen Automationsgrad erreichen. Vor allem im Rechnungswesen haben viele Unternehmen Potential manuelle Arbeitsschritte zu optimieren.

Buchhaltung 4.0

Egal wie groß Ihr Unternehmen ist: Ein Rechnungswesen ist Dreh- und Angelpunkt für Ihre wichtigsten Prozesse. Häufig ist aber die Digitalisierung hier noch nicht so weit wie in anderen Geschäftsprozessen. Durch die hohe Vernetzung von Daten und Informationen, ist ein Wandel zur Buchhaltung 4.0 unausweichlich und bietet viele Chancen. Eine kompetente Buchhaltung ist für einen guten Kundenservice sehr wichtig und spielt für Kundenzufriedenheit eine wichtige Rolle.

Tipp 1: Vertrauen Sie automatisierten Prozessen

Papierdokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, usw. gehen häufig noch per Post ein. Sodass die Archivierung und Bearbeitung dieser Dokumente zwangsläufig mit einem hohen manuellen Aufwand einhergeht. Diese Zeit fehlt dann häufig bei der Bearbeitung wichtigerer Projekte. Wichtig bei automatisierten Prozessen ist daher eine transparente Gestaltung. Alle Verantwortlichen müssen abgeholt sein, um eine reibungslose Automation sicherzustellen. Dazu gehört neben einer guten Organisation und Vertrauen in die Vorteile einer professionellen Dokumenten-Management-Lösung.

Tipp 2: Zeitgewinn sinnvoll einsetzen

Durch eine hohe Automation bei beispielsweise Freigabeprozessen von Rechnungen, erhalten Mitarbeiter im Rechnungswesen mehr Zeit für andere Tätigkeiten. Das Erinnern und Hinterherlaufen bleibt ersparen, denn das übernimmt DocuWare. Somit können Sie Ihren Mitarbeitern in der Buchhaltung einen attraktiveren Arbeitsplatz gestalten, denn arbeitsintensive Routineaufgaben werden abgenommen. So schaffen Sie eine Perspektive und können Ihre Mitarbeiter besser fördern.

Tipp 3: Höhere Sicherheit für Ihre Daten

Alle Dokumente, die tagtäglich in der Buchhaltung verarbeitet werden, enthalten hoch sensible Daten und Informationen. Die Sicherheitsbestimmungen und Aufbewahrungspflichten sind daher natürlich sehr streng. Eine digitale Lösung, die diese Vorgaben einzuhalten unterstützt und durch entsprechende Berechtigungsstrukturen einen großen Beitrag zur Sicherheit Ihrer Daten leistet, ist viel wert. Auch bei Prüfungen müssen Sie weniger Zeit in die Vorbereitung Ihrer Dokumente investieren – denn durch die intelligente Verschlagwortung und Archivierung in DocuWare ist keine lange Suche notwendig.

Sehen Sie also in der Digitalisierung vor allem eine Chance, langfristig Ihre Prozesse zu optimieren und erschließen Sie sich Einsparpotentiale.

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