Multi-Projektplanung: Wo ist das Problem?

Die Leistungsplanung in STEPS

Viele Unternehmen wickeln verschiedenste Projekte parallel ab. Mit völlig unterschiedlichen Anforderungen und sehr unterschiedlichen Größenordnungen. Mal sind es Kleinstprojekte mit wenigen Stunden Aufwand, mal aufwendige Projekte mit vielen Personentagen. Oft werden dabei dieselben Ressourcen für verschiedene Aufgaben benötigt. Das macht die Ressourcenplanung und -verteilung sehr komplex. Unsere ERP + CRM Lösung STEPS bietet mit der Leistungsplanung eine Funktion zur effizienten Umsetzung einer Multi-Projektplanung. Wir zeigen an einem typischen Beispiel, wie es geht.

Die Projekte trudeln aus dem Vertrieb ein und werden anschließend eingeplant. Bestenfalls sind die Projekte schon aus der Vertriebsphase bekannt und eventuell sind bereits Ressourcen (vor)reserviert. Mithilfe der Leistungsplanung können Sie in STEPS nun jedes einzelne Projekt zielgerichtet planen, ohne die Ressourcen in Ihrem Unternehmen zu überlasten.

Wenn Ihr Kunde Ihr Angebot unterschrieben hat, soll es in der Regel schnellstmöglich losgehen. Dazu übernehmen Sie das angenommene Angebot in den Auftragsbestand. Über die Funktion „Auftrag erfassen“ werden die Daten aus dem Angebot in einen neuen Auftrag übernommen.

Danach erfolgt die Übernahme des Leistungskatalogs direkt in die Service Struktur. Der Wunschstart des Kunden für das Projekt ist in zwei Wochen. Im Leistungskatalogfenster übernehmen Sie nun nach der Festlegung des Projektstarts den Leistungskatalog aus dem Angebot.

In der Gantt-Planung sehen Sie nun den geplanten Projektablauf und können bei Bedarf noch Änderungen in der Terminplanung vornehmen.

Nun geht es in die Leistungsplanung. Hier sehen Sie, ob zu den gewünschten Terminen auch die entsprechenden Kapazitäten für die einzelnen Aufgaben verfügbar sind. Starten Sie die Leistungsplanung aus dem Auftrag heraus, lassen sich die anstehenden Dispositionen direkt dort verplanen. Einen Überblick über die Ressourcen im entsprechenden Pool finden Sie in der Übersicht der Leistungsplanung.

In unserem Beispiel erkennen Sie, dass die Auslastung der meisten Mitarbeiter im grünen Bereich liegt. Für unser Projekt in der KW 50 sind also Ressourcen im Pool verfügbar. Jetzt können Sie sich also an die eigentliche Planung machen.

Für jede Aufgabe aus der Liste zeigt das Feld unten rechts an, welche Mitarbeiter über die benötigten Skills verfügen. So können Sie Ihre Mitarbeiter direkt den jeweiligen Aufgaben zuordnen.

In der Feinplanung ist dann eine direkte Terminierung von Teil- bzw. ganzen Aufgaben im Kalender möglich. Dies erlaubt zum einen die Verteilung der Aufgaben auf mehrere Personen, zum anderen auch eine zentrale Disposition aller Mitarbeiter.

Alle Termine können über die STEPS Exchange Synchronisation mit dem persönlichen Kalender jedes Mitarbeiters verbunden werden. So sehen alle am Projekt beteiligten Personen die Termine in ihrem Kalender und haben die Möglichkeit, diese bei Bedarf zu verschieben. Dies wird dann erneut mit der STEPS Leistungsplanung abgeglichen. Alle Änderungen sind nach der Aktualisierung in der Übersicht kenntlich. Mit der Feinplanung und der Zuweisung der kapazitiven Termine verändert sich die Auslastung der betroffenen Mitarbeiter.

Die Leistungsplanung in STEPS ermöglicht neben einer projektbezogenen Planung der Ressourcen zusätzlich auch eine projektübergreifende oder Multiprojektplanung. Durch Anklicken jeder der Kacheln in der Übersicht wechseln Sie in die Planungsansicht. Damit können Sie bei Engpässen für einzelne Mitarbeiter die Dispositionen verschieben oder auf andere Mitarbeiter übertragen. Hier lassen sich aber auch zentral die Aufgaben, die einem Pool von Mitarbeitern zugeordnet sind, aufrufen und auf die einzelnen Mitarbeiter verteilen. Dies ist entweder über die Skills oder über die Mitarbeiter aus den Pools möglich, indem man die jeweiligen Kapazitäten berücksichtigt.

Auf diese Weise können Sie in STEPS parallel unterschiedliche Projekte planen – egal ob mit mehr oder weniger aufwändigen Aufgaben. Sie behalten stets den Überblick und überlasten Ihre Mitarbeiter dabei nicht.

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