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Ein papierloses Büro

So wird der Traum zur Realität

Ein papierloses Büro glich noch vor wenigen Jahren einem unerfüllbaren Traum. Doch die Zeiten haben sich geändert: Im Zuge des digitalen Wandels kann mittlerweile jedes Unternehmen von den Vorteilen eines papierlosen Büros profitieren. Welche das sind und welche Schritte Sie sicher zum Ziel bringen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Weshalb Sie sich von einem papierbasierten Dokumentenmanagement verabschieden sollten

Die Erfahrung hat gezeigt, dass Unternehmen, die sich von papierbasierten Prozessen verabschiedet haben, einen enormen Nutzen aus der Umstellung ziehen. Sie sparen nicht nur Kosten, sondern profitieren auch von Vorteilen wie transparenteren Arbeitsabläufen und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Lassen Sie uns nun anhand einiger Beispiele genauer beleuchten, weshalb ein papierbasiertes Dokumentenmanagement nicht zukunftsfähig ist.

Sind Sie auch schon einmal bei der Suche nach wichtigen Dokumenten verzweifelt? Dann wissen Sie, wie viel Zeit und Energie mit einem papierbasierten Ablagesystem verschwendet wird. Nach Meinung angesehener Experten bindet die Suche nach Informationen in Unternehmen, die ein papierbasiertes Dokumentenmanagement nutzen, 30 bis 40 Prozent des Arbeitstages. Und in der IDC-Studie „Print & Document Management in Deutschland 2016“ haben 42 Prozent der Befragten angegeben, dass ihr Arbeitsalltag dadurch beeinträchtigt wird.

Diese Beeinträchtigung geht auch mit enormen Ausgaben einher. Im Schnitt verursacht bereits ein einziges falsch abgelegtes Dokument durchschnittliche Kosten in Höhe von 100 Euro. Geht das Dokument sogar völlig verloren, erhöht sich diese Summe schnell auf einen Betrag zwischen 280 und 560 Euro.

In Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement digitalisiert haben und auf ein papierloses Büro setzen, ist das nicht Fall. Mit der passenden Software können alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf zentral gespeicherte Informationen zugreifen und dadurch jede Menge Zeit und Geld sparen.

Wie Sie von dem papierlosen Büro profitieren

Ein papierloses Büro erlaubt es nicht nur, die verschiedenen Geschäftsprozesse transparenter zu gestalten, sondern sie werden auch effizienter, da sich viele Routineaufgaben automatisieren lassen. Seien es Rechnungen, Aufträge oder Serviceanfragen: Die Bearbeitung alltäglicher Aufgaben gestaltet sich mit einem digitalen Dokumentenmanagement so leicht wie nie zuvor und die Fehlerquote sinkt.

Vor allem die Buchhaltung kann von dieser Tatsache profitieren, wie das Beispiel elektronischer Rechnungen zeigt. Falls Sie Ihre Rechnungen digitalisiert zugesendet bekommen, entfallen umständliche Aufgaben wie Scan- oder Kopiervorgänge. Rechnungen können automatisiert weitergeleitet, sicher auf Knopfdruck archiviert und relevante Informationen wie Kundendaten von professionellen ECM-Systemen automatisch ausgelesen werden. Ein weiterer Vorteil elektronischer Rechnungen: Sie senken die Ausgaben enorm. Experten gehen davon aus, dass die deutsche Wirtschaft jährlich 500 Milliarden Euro einsparen könnte, wenn die Kosten für Porto, Papier und Druck in die Rechnung einbezogen werden.

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