„Alles aus einer Hand“

Anwenderbericht Schmeckthal-Gruppe

Die WVW Wälzlager-Vertrieb Wiesbaden GmbH in Mainz-Kastel gehört wie die LAT & SGF Wälzlager- und Industriebedarfs-GmbH in Wirges zur Schmeckthal-Gruppe. Die familiengeführte Unternehmensgruppe verfügt über mehr als fünfzig Jahre Know-How. Derzeit wächst bereits die dritte Generation in das Unternehmen hinein.

Rund 25 Mitarbeiter betreuen europaweit, vorrangig in Deutschland, Österreich, Schweiz und Luxemburg, Industrie-Kunden aus den Bereichen Maschinenbau und Chemie. Als technischer Händler für die Bereiche Wälzlager, Linear- und Antriebstechnik, Arbeitsschutz sowie Industriebedarf kümmert sich das mittelständische Unternehmen um die optimierte Bevorratung und Logistik, den technischen Support und Werkzeugservice ihrer Kunden.

Prozessautomation, schnelle Suche & hohe Transparenz mit DocuWare

Mit dem DMS von DocuWare wollte die Schmeckthal-Gruppe das Potential für automatisierte Abläufe ausschöpfen und das EASY DMS ablösen, um Zeit und Ressourcen für wesentliche Tätigkeiten zu schaffen. Ziel war es, durch die in DocuWare hinterlegten Workflows einen weiteren Mehrwert für ihre Mitarbeiter im Tagesgeschäft zu schaffen und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Außerdem sollte die Suche nach Dokumenten erleichtert werden, Freigabeprozesse transparenter und schneller bearbeitet werden, um Skonti-Erlöse zu erzielen.

Erfolge & Verbesserungen

Derzeit arbeiten 16 Anwender abteilungsübergreifend mit DocuWare. Die klassische Archivierung von Dokumenten sowie E-Mail-Archivierung erfolgt vollständig digital und teilweise automatisiert. Der Eingangsrechnungsworkflow ist ebenfalls vollständig in DocuWare abgebildet.

  • Sehr schnelle und einfache Installation der DMS-Lösung von DocuWare durch vordefinierte Prozesse
  • 80% der dokumentenbasierten Prozesse sind digitalisiert
  • Deutlich schnelleres Finden von Dokumenten im digitalen Dokumentenpool
  • Durch volle Integration des DMS auch aus dem ERP Zugriff auf alle abgelegten Daten und Dokumente
  • Suchmaske lässt sich flexibel anpassen und eingrenzen
  • Sehr hohe Transparenz im Freigabeprozess und erhöhte Automation von Geschäftsabläufen
  • Schnellere Reaktionszeiten bei Kundenrückfragen (bspw. bei Nachweisen von unterschriebenen Lieferscheine)
  • Komplette Installation, Service und Betreuung aus einer Hand

„Wenn ich nach einem Dokument suche, kann ich egal von welchem Rechner aus flexibel danach suchen. Ich kann DocuWare über den Browser aufrufen oder direkt im ERP suchen, egal ob ich einen Auftrag, einen Lieferschien oder eine Rechnung suche.“, resümiert Dipl.-Wirtschaftsing. (FH) Iris Schmeckthal, Geschäftsführerin der Schmeckthal Gruppe.

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