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7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten

Droht die heutige Datenmenge Sie auch zu erdrücken?

 

Die Datenmenge wächst in einem atemberaubenden Tempo. Ohne effektives Dokumenten-Management werden alle Informationen – Rechnungen, Überweisungen, E-Mails, Bilder und vieles mehr – auf unterschiedlichen Systemen und an verschiedenen Speicherorten abgelegt. Folglich sind die Informationen schwieriger auffindbar und Suchvorgänge dauern immer länger.

In einem hart umkämpften Markt hängt der Erfolg Ihres Unternehmens wesentlich von der effektiven Verwaltung dieser fortwährenden Informationsflut ab. Sie ist ausschlaggebend dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Wenn Ihre derzeitigen Prozesse den Datenberg einfach nicht mehr bewältigen können, ist es an der Zeit, über die Umstellung auf elektronisches Dokumenten-Management nachzudenken. Sie verbessern dadurch Ihre Produktivität und Kosteneffizienz.

Versteckte Kosten durch Ineffizienz

Ineffizientes Dokumenten-Management trägt zu offensichtlichen Kosten wie etwa für das Abheften und die Archivierung von Papierdokumenten bei. Doch umständliche Verwaltungsprozesse können auch zu weniger offensichtlichen Opportunitätskosten, etwa den Verlust von Skonti, führen.

Jedes fehlerhaft abgelegte Dokument verursacht Kosten in Höhe von 100 Euro. Ein verlorenes Dokument kostet das Unternehmen sogar 280 bis 560 Euro. In großen Unternehmen kommt es alle 12 Sekunden zum Verlust eines Dokuments (Quelle: IDC, others).

Sollten Sie Ihre Dokumenten-Management-Prozesse umstellen?

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