Steps Dokumentenmanagement (DMS)

Geschäftliche Unterlagen und eMails sicher archivieren

Jeder Kaufmann und somit jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, alle das Geschäft betreffenden Unterlagen und Briefe 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren. Der stetig steigen-de Einsatz von geschäftsrelevanten eMails stellt zusätzliche Anforderungen an die Aufbe-wahrungspflicht - und das in Originalform, um z.B. das Recht des Vorsteuerabzugs bei elektronischen empfangenen und versendeten Rechnungen zu wahren.

Im Bereich der Dokumentenablage und -archivierung sehen sich Unternehmen folgenden Schwierigkeiten gegenüber:

• zu hohe Ablage- und Recherchezeiten für die Mitarbeiter
• keine direkte Auskunftsfähigkeit, da die Unterlagen unvollständig und verteilt sind
• zu hohe Sachkosten durch Papier-Archive und Lagerplatzbedarf
• Steuernachforderungen, wenn elektr. Eingangsrechnungen nicht im Original vorliegen

Steps DMS ermöglicht mittelständischen Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente zu erfüllen und dabei die Produktivität der Mitarbeiter messbar zu steigern.

Anwender von Steps DMS profitieren insbesondere durch

• 100% automatisierte Archivierung von Ausgangsdokumenten
• schnelleres Wiederfinden von Dokumenten per Mausklick oder nach Schlagworten
• sofortige Auskunftsfähigkeit am Telefon
• Kostenersparnis durch Abschaffung des Papier-Archivs
• höhere rechtliche Sicherheit bei archivierten eMails
• sehr gute Akzeptanz bei den Mitarbeitern durch einfache Handhabung
• deutlich gesteigerte Mitarbeiterproduktivität und Arbeitseffizienz
• kurze Amortisationszeit i.d.R. zwischen 5 – 9 Monaten